beA – so einfach
wie eine E-Mail,
sofort veraktet.
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Die Kanzlei KUJUS Strafverteidigung ist eine auf Strafrecht spezialisierte Kanzlei in Leipzig mit langjähriger und bundesweiter Expertise im Bereich Strafverteidigung. Neben der engen Spezialisierung setzt die Fachanwaltskanzlei von Tommy Kujus einen Schwerpunkt auf Digitalisierung.
„Die Aktenverwaltung erfolgt vollständig digital. Die Vorteile der Digitalisierung kommen direkt der Mandatsbearbeitung zu Gute und ermöglichen kurzfristige Reaktionen."
(Quelle: https://kujus-strafverteidigung.de/)
Tommy Kujus wechselte vor acht Monaten zu Actaport und berichtet von seinen Erfahrungen und darüber, warum die Wahl auf diese Kanzleisoftware fiel.
Wie war die Ausgangssituation?
Rechtsanwalt Tommy Kujus und seine Mitarbeiter:innen in der Leipziger Kanzlei wünschten sich mehr Mobilität und Effizienz im Kanzleialltag. Die Kanzleisoftware, die sie bisher nutzten, gestaltete Arbeitsprozesse zunehmend zeitraubend und ineffizient. „Das war einfach kein schönes Arbeiten. Auf jedem Gerät musste man sich umständlich einwählen und konnte nur mit begrenzter Geschwindigkeit agieren."
"Wir stehen in unserer Kanzlei für Spezialisierung, Förderung und Digitalisierung. Ganz klar, dass wir dann auch mit der besten Software arbeiten wollen."
Welche Bedürfnisse sollte die neue Kanzleisoftware erfüllen?
Mobiles, zeitgemäßes Arbeiten mit einer Software-Lösung, die umfassend arbeitet, aber nicht überladen wirkt. Kein Kümmern mehr um Backups, Updates und Wartung des eigenen Kanzleiservers - mit diesen konkreten Vorstellungen ging Tommy Kujus die Recherche nach der optimalsten Kanzleisoftware an.
Als junger Familienvater war zudem die Vereinbarkeit von Beruf- und Privatleben durch Flexibilität in der Wahl von Ort, Zeit und Gerät ein weiterer wichtiger Punkt.
Also alles Dinge, die die bisher genutzte Software nicht erfüllen konnte und die den Kanzleialltag zunehmend belasteten.
„Endlich mit nur einem Tool von überall aus wichtige ToDo´s erfassen – und direkt bearbeiten."
Kurz: Eine 100% Cloud-Lösung musste her.
Actaport erfüllte die Ansprüche, die Tommy Kujus an eine Kanzleisoftware stellte. Durch die Server-Architektur mit zentralem Rechenzentrum hat der Anwalt von jedem Standort aus über seinen Laptop oder Tablet Zugang zu den Kanzlei- und Mandantendaten. Sie sind dabei vor dem Zugriff durch unberechtigte Dritte geschützt. Egal von welchem Gerät er sich weltweit einloggt.
Wie erfolgte die Buchung von Actaport?
Nach seiner kostenfreien Testphase (die Actaport allen Interessenten anbietet), fühlte sich Tommy Kujus in seiner Wahl bestätigt. Die transparenten Preismodelle ohne versteckte Onboarding-Kosten überzeugten ihn ganz:
„Auch wenn die Kanzleisoftware wirklich einfach und intuitiv aufgebaut ist: Die beiden bei Actaport inbegriffenen, persönlichen Online-Schulungen waren sehr aufschlussreich und ließen eventuelle Unklarheiten erst gar nicht aufkommen ", erzählt der Anwalt.
Doch wie lief das Onboarding und der Umgang mit den Bestandsdaten bei Actaport ab?
„Ganz einfach" erwidert Kujus lachend.
Nachdem er KUJUS Strafverteidigung als Kanzlei online angemeldet hatte, bekam er nach Durchgang der Bezahlung innerhalb kürzester Zeit die Zugangsdaten per E-Mail.
Auch die Überführung der Bestandsdaten aus der alten Software funktionierte mit Hilfe der Actaport Datenmigrationsspezialisten problemlos.
Von der Eingangspost über die schnelle Dokumentenerstellung bis hin zur Rechnungsausstellung - Actaport bildet nun seinen gesamten Kanzleialltag in der Software ab. „Alle Kanzlei- und Mandantendaten finde ich an einem Ort. E-Mails, beA-Nachrichten und gescannte Dokumente laufen direkt in das Actaport Kanzleipostfach und können per Mausklick der passenden Akte zugeordnet werden. Kein Dokumentenchaos und langwieriges Suchen mehr!"
Und wie ist das Fazit nach acht Monaten?
Tommy Kujus hat mit Actaport die richtige Anwaltssoftware für seine Kanzlei gefunden. Nach einem Monat hat sich die Routine mit dem neuen Tool eingestellt. Was anfangs neu war, ist nicht mehr wegzudenken.
„Ob ich meinen Mac benutze oder den Windows-Rechner meiner Partnerin. Ob ich im Homeoffice arbeite, in der Kanzlei oder im Café neben dem Gericht: Wenn ein Laptop, Computer oder Tablet griffbereit ist, sind es meine Akten und Dokumente auch", freut sich der Anwalt.
Darüber hinaus schätzt er die effizienten Workflows und das einfache Anlegen eigener Vorlagen und Textbausteine.
