Funktionen

 

Aktenliste

  • Einfache Zuordnung 
  • Effiziente Ablage
  • Filterfunktionen

Dokumentenmanagement

  • Individuelle Ordnerstrukturen
  • Vorschau mit Annotationen
  • Integrierte Textverarbeitung

Postfach

  • E-Mails
  • beA-Nachrichten
  • Gescannte Briefpost
Mit den durchdachten Actaport Funktionen lässt sich die gesamte Kanzleiorganisation digital abbilden – und von überall steuern.
Schnelle Dokumentenerstellung

Vorlagen, Platzhalter und Textbausteine ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente schnell und einfach zu erstellen. Aus der Akte heraus – unkompliziert und vorausgefüllt.

widgets
Leistungsstarkes Aktenmanagement

Vom übersichtlichen Aktenregister über das Aktendashboard bis hin zu individualisierbaren Ordnerstrukturen: Mit Actaport haben Sie alles, was Sie für ein effizientes Aktenmanagement brauchen.

Direkter
beA-Zugriff

In Ihrem Actaport Kanzleipostfach empfangen Sie die Nachrichten aus Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) und können sie dort direkt lesen, weiterverarbeiten und beantworten. 

Einfache
Kollaboration

Unabhängig von Ihrem aktuellen Standort können alle Benutzer zeitgleich auf Dokumente zugreifen und sie parallel bearbeiten. Aufgaben können delegiert und kontrolliert werden. Tauschen Sie sich zudem via Kanzleipinnwand, Dokumentenchat und Kommentarfunktion am Dokument aus.

payments
Individualisierte Abrechnung

Mit Actaport haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Leistungen nach RVG, Zeit- oder Pauschalhonorar abrechnen. Sie finden von der Stoppuhr über die Auslagenerfassung bis hin zum RVG-Rechner nützliche Funktionen für Ihre Abrechnung.

layers
Strukturierte Buchhaltung

Actaport hat mit dem Buchhaltungsbutler ein cleveres Tool integriert, das Ihre Buchhaltung vereinfacht. Sie können dieses Buchhaltungsmodul in zwei Ausbaustufen zusätzlich buchen.

Alle Actaport Funktionen im Detail

Allgemein I Kanzlei
Microsoft 365 Lizenz: Bei jedem Actaport Arbeitsplatz ist eine Microsoft 365 Lizenz enthalten done
Microsoft 365 Synchronisation: Über den Microsoft 365 Account stehen E-Mails, Termine und Kontakte in jeder beliebigen Anwendung und App jederzeit synchronisiert zur Verfügung done
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Neben der üblichen Anmeldung über Benutzername / Passwort kann optional eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet werden done
Benutzerverwaltung: Sie können neue Benutzer anlegen und die Stammdaten bestehender Nutzer verwalten. Es können zudem u. a. Rollen definiert und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden done
Standorte: Actaport unterstützt Kanzleien mit mehreren Standorten done
Kanzleikalender: In Actaport steht Ihnen neben den persönlichen Kalendern der einzelnen Benutzer auch ein Kanzleikalender zur Verfügung done
Persönlicher Startbildschirm: Ihr Kanzleidashboard zeigt Ihnen übersichtlich aktuelle Informationen zu Ihren Mandaten, Postfächern, Terminen, Fristen, Aufgaben und Wiedervorlagen done
Überblick und Kontrolle: Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben können nicht nur auf Mandats-, sondern auch auf Kanzleiebene angezeigt und bearbeitet werden done
Kontakte: Mit Actaport verwalten Sie alle Kontakte Ihrer Kanzlei, unabhängig davon, ob es sich um Mandatsbeteiligte handelt. Somit kann Actaport auch optimal mit CRM-Systemen zusammenarbeiten done
Mandatsmanagement
Kollisionsprüfung: In Actaport kann man die Kollisionsprüfung standortübergreifend sowohl automatisch als auch manuell durchführen done
Aktendashboard: Auf dem Aktendashboard stehen alle Informationen zu einem Mandat auf einen Blick zur Verfügung: Beteiligte, Fristen und Aufgaben sowie Nachrichten und Aktennotizen done
Individualisierung: Das Aktendashboard kann von jedem Benutzer an seine Bedürfnisse angepasst werden done
Schnellaktionen: Stunden und Aktennotizen können direkt auf dem Aktendashboard erfasst werden done
Aktenvorlagen: Sie können für die Ordnerstruktur Ihrer Akten Vorlagen erstellen und verwenden done
Offline-Akte: Für Situationen ohne Internetempfang kann eine Offline-Akte generiert werden done
Aktenrollen: Benutzer können einer Akte mit verschiedenen Rollen zugewiesen werden done
Aktenhistorie: Alle Aktionen in der Akte werden unveränderlich protokolliert done
Aktenablage: Akten, die nicht mehr bearbeitet werden, können abgelegt werden done
Aktensuche: Die Suchfunktion für Akten ist ständig auf dem Bildschirm verfügbar done
Filter: In der Aktenliste (Aktenregister) kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden done
Dokumentenmanagement
Textverarbeitung: In Actaport ist eine leistungsfähige, Word-kompatible Textverarbeitung integriert done
Übersicht: Die Dokumente einer Akte können über Ordnerebenen übersichtlich strukturiert werden done
Beliebige Formate: Dateien mit beliebigen Formaten können in der Akte gespeichert werden done
Veraktung von E-Mails und Anhängen: E-Mails und Anhänge können einfach aus dem Kanzleipostfach veraktet werden done
Dokumentvorschau: Zur zügigen Recherche kann für alle Dokumente eine Schnellvorschau eingeblendet werden done
Annotationen: Auf Dokumenten können beliebige Annotationen angebracht werden (Text, Stempel, etc.) done
Drag & Drop: Dokumente können einfach via Drag & Drop in die Akte übernommen werden done
Versionierung: Actaport speichert verschiedene Versionen Ihrer Dokumente. Sie können jederzeit auch auf frühere Versionen zugreifen done
Versand aus Akte: Dokumente können direkt aus der Akte versandt werden done
Dokumentvorlagen: Sie können beliebig viele Dokumentvorlagen hinterlegen und zur Erstellung neuer Dokumente verwenden done
Dokumentautomatisierung: Standard Akteninformationen können automatisch in Dokumente übernommen werden done
Textbausteine: In Actaport können Textbausteine verwaltet und einfach in Dokumente eingefügt werden done
Kommunikation
Kanzleipostfach: In einem zentralen Kanzleipostfach laufen E-Mails, beA-Nachrichten und gescannte Briefpost zusammen done
beA-Integration: Sie lesen und beantworten Ihre beA-Nachrichten im Kanzleipostfach done
Vollwertiger E-Mail-Client: In Actaport ist ein vollwertiger E-Mail-Client integriert. Es werden keine umständlichen Plugins benötigt done
Veraktung aus dem Postfach: Dokumente können direkt aus dem Postfach veraktet werden done
Nachrichten-Workflow: Mit Actaport kann standardmäßig ein Post-Workflow etabliert werden done
Kollaboration
Parallele Dokumentenbearbeitung: Dokumente können parallel und standortunabhängig von mehreren Personen erstellt werden done
Posteingang: Der Posteingang kann zentral durch die Assistenz bearbeitet werden done
Kalender: Die Kalender können zentral durch die Assitenz verwaltet werden done
Nachrichten-Workflow: Mit Actaport kann standardmäßig ein Post-Workflow etabliert werden done
Aufgabenverwaltung: Über die Aufgabenfunktion können Workflows einfach abgebildet werden done
Fristenkontrolle: Für die Anlage von Fristen kann das Vier-Augen-Prinizp für Benutzer eingestellt werden done
Pinnwand: Eine Pinnwand auf dem Kanzlei-Dashboard unterstützt die interne Kommunikation in der Kanzlei done
Abrechnung I Buchhaltung
Abrechnung nach Stunden, RVG und pauschal: Sie können Ihre Leistungen nach Stunden, RVG oder auch pauschal abrechnen done
Stundenerfassung: In der Akte können Stunden sowohl im Timesheet als auch mittels Stoppuhr erfasst werden done
Auslagenerfassung: Die Erfassung von eigenen und fremden Auslagen ist einfach und unkompliziert möglich done
RVG-Expertenwissen: Optional kann der RVG-Rechner mit einer zitierfähigen Wissensdatenbank ausgestattet werden done
Rechnungserstellung: Rechnungen können direkt in der Akte erstellt werden done
Rechnungsversand: Erstellte Rechnungen können direkt aus der Akte versandt werden done
Erlösverteilung: Die Erlöse können über die optionale Finanzbuchhaltung pro Mandat auf mehrere Partner verteilt werden (pauschal, prozentual, nach Stunden) done
Elektronische Kontoauszüge: Kontoauszüge können über die optionale Finanzbuchhaltung elektronisch eingelesen und in Actaport zum Ausgleich der OP abgleichen werden done
DATEV-Export: Die erstellten Buchungssätze können in der optionalen Finanzbuchhaltung nach DATEV exportiert werden done
EÜR: Die optionale Finanzbuchhaltung ermöglicht eine vollständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung done
Ust-VA: Die Umsatzsteuervoranmeldung kann mit der optionalen Finanzbuchhaltung erstellt werden done
Automatische Belegerkennung: Belege können in der optionalen Finanzbuchhaltung automatisch erkannt und verarbeitet werden done

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