Kanzlei am Südstern: flexibel wachsen mit Actaport

Die Ausgangssituation

Mit an Bord war sofort eine Kanzleisoftware, doch der Kanzleiinhaber war nicht zufrieden. „Unser voriger Kanzleisoftwareanbieter war sehr unflexibel: Wenn ich einen wissenschaftlichen Mitarbeitenden nur für drei Monate beschäftige, brauche ich keine Lizenz für drei Jahre. Die Software-Oberfläche war schwierig im Handling und mobil waren wir durch die Lösung auch nicht.” Als das Unternehmen während der Coronazeit expandierte, war klar, dass ein Softwarewechsel nötig werden würde, der die Kanzleiorganisation unterstützt und ein minutenschnelles Onboarden neuer Kolleginnen und Kollegen ermöglicht. Nach einer Beratungsstunde bei Actaport und einer Feedbackrunde mit den Mitarbeitenden entschied sich die Kanzlei am Südstern für Actaport.

„Mich spricht an, dass ich mit Actaport die Digitalisierung angeschoben und wir unsere internen Prozesse optimiert haben.” Vincent Aydin, Rechtsanwalt und Kanzleiinhaber

Reibungsloses Onboarding inklusive Datenmigration von RA-Micro

Der eigentliche Softwarewechsel mit Datenmigration und Onboarding verlief bei der Kanzlei am Südstern entspannt und wurde innerhalb kurzer Zeit vollzogen. „Wir hatten natürlich eine gewisse Sorge, ob die hohe Aktenanzahl im Reiserecht vollständig übertragen werden würde, aber es wurde ohne Probleme migriert. Eine einzige Datei ließ sich nicht kopieren, sonst verlief der Umzug reibungslos. Das Actaport Datenmigrationsteam war freundlich und hat uns optimal unterstützt. Rückfragen wurden schnell beantwortet.”

Weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine Berührungsängste hatten, verzichteten sie auf die erste Schulung und legten sofort selbst los. „Actaport ist sehr selbsterklärend. Nach ein oder zwei Tagen war es unser System.” Wenn Fragen aufkamen, half der Support. Auch den Vorlagenservice von Actaport nahm die Kanzlei in Anspruch, um Standardschreiben wie Kostenfestsetzungsanträge schneller und konsistenter zu verfassen.

„Im System von Actaport ist alles enthalten, was wir im Arbeitsalltag benötigen.”Vincent Aydin, Rechtsanwalt und Kanzleiinhaber

Vereinfachte Prozesse

Argumente für Actaport waren das echte Cloudkonzept und die Fähigkeit von Actaport als Organisationshelfer. „Wenn ich möchte, kann ich durch die Nutzung von Actaport mein Büro nach Hause verlegen und dadurch mehr Zeit mit meiner Familie verbringen. Denn mit dem System von Actaport habe ich auch von Zuhause aus Zugriff auf alle Kanzleiunterlagen.”

Besonders praktisch ist die Microsoft 365 Integration, mit der man seine Termine und E-Mails über Outlook pflegen kann. Dokumente können in Word verfasst und über die Automatisierung mit der Akte in Actaport gesynct werden.

Wie hat der Chef die anderen ins Boot geholt?

Rechtsanwalt Vincent Aydin hat eine klare Aussage dazu: „Ich entscheide selten etwas alleine in Chefmanier, sondern bespreche wichtige Entscheidungen immer mit meinen Mitarbeitenden. Daher habe ich sie auch in die Entscheidung für Actaport einbezogen. Nach einer Beratung durch Actaport und einem Blick in den Demoaccount waren alle dafür.”

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