Umzug zur neuen Kanzleisoftware. So funktioniert die Datenmigration

Umzug zur neuen Kanzleisoftware. So funktioniert die Datenmigration

Umzug zur neuen Kanzleisoftware. So funktioniert die Datenmigration

Wie hoch sind Aufwand und Kosten?

Die Antwort auf die wichtige Frage „Wie teuer und aufwändig ist der Umzug zu meiner neuen Kanzleisoftware?" lautet wie in der Juristerei „Das hängt vom Einzelfall ab". Wenn Sie zu einer Kanzleisoftware umziehen, sollten Sie sich daher über Ihre Anforderungen, Ihren Etat und Ihre Kosten-Zeit-Präferenz klar werden. Das bestimmt die weitere Planung Ihrer Datenmigration. Generell gilt: Je weniger Zeit zwischen Export aus dem alten System und Import in Actaport verstreichen darf, desto aufwändiger und kostenintensiver ist die Datenmigration.

Das lässt sich am Beispiel eines Möbelumzugs verdeutlichen: Wenn zehn LKW-Ladungen nötig sind, um das ganze Mobiliar aufzunehmen und zum neuen Domizil zu bringen, hat man als Auftraggeber die Wahl zwischen längerer Dauer mit geringerem Personal- und Kostenaufwand oder kürzerer Dauer mit höherem Personal- und Kostenaufwand:
  • Will man die Kosten möglichst niedrig halten, kann man mit einem einzigen Fahrer und LKW auskommen, vorausgesetzt, der Fahrer fährt zehnmal hintereinander, was entsprechend mehr Zeit beansprucht.
  • Hat Schnelligkeit oberste Priorität, muss man zur Zielerreichung den Kostenaufwand in die Höhe schrauben. Sollen alle 10 LKW-Ladungen zur gleichen Zeit den Zielort erreichen, benötigt man zehn Fahrer, zehn Umzugswagen und entsprechend viele Möbelpacker, die gleichzeitg in Aktion treten. 

Wie viel können Sie selbst beitragen?
 
Bei der Datenmigration können Kanzleien einiges selbst erledigen, und gerade kleinere Kanzleien tun das auch. Sie nutzen ihre Internetleitung und laden die Daten selbst und gegebenenfalls über einen sehr langen Zeitraum hoch, müssen dabei aber immer wieder schauen, ob alles klappt und im Zweifel sogar nochmals beginnen. Andere vertrauen von Anfang an auf professionelle Umzugshilfe. Ihr Augenmerk liegt auf dem reibungslosen Ablauf und darauf, dass sie trotz Umzug praktisch nahtlos weiterarbeiten können. Daher verzichten sie auf Eigenleistungen und überlassen die Datenmigration Profis, welche diese mit größtmöglicher Effizienz durchführen.
„Actaport meistert den Spagat zwischen kostenoptimiert und so schnell und reibungslos wie möglich.“
Stephan Kipper, verantwortlicher Migrationsspezialist bei Actaport

Der Auftakt: Export aus der alten Kanzleisoftware

Im ersten Schritt gilt es, die Daten aus der vorigen Kanzleisoftware, dem Quellsystem, so zu extrahieren, dass sie in der neuen Software problemlos wieder genutzt werden können. Zu den Daten gehören die Akten, die Aktenzeichen, die Kontakte, die Fristen, die Wiedervorlagen und so weiter.

Hierbei gibt es folgende Konstellationen:

a) Die bisherige Kanzleisoftware, also „Quellanwendung", bietet eine Exportfunktionalität. In diesem Fall muss die Kanzlei die Daten auch selbst exportierten. Hierbei hilft Actaport mit Anleitungen, die auch in Sachen IT weniger oder nicht bewanderte Personen zum Export befähigen. Zusätzlich unterstützt Actaport mit laufender Beratung.

b) Die Quellanwendung hat keinen „Daten exportieren"-Button. Dann gibt es drei Möglichkeiten:
1. Actaport hat ein Exporttool. Das wird eingerichtet und für den Datenexport benutzt.
2. Actaport hat kein Tool für den Export, die Quellanwendung wird jedoch von einem Actaport Partnerdienstleister unterstützt; der führt per Fernzugriff beim Kunden den Export aus und übermittelt die Daten an Actaport.
3. Actaport entwickelt ein neues maßgeschneidertes Tool und verwendet es für den Export.
 
 
Sonderleistung: maßgeschneiderte Export-Tools

Genau wie beim Möbelumzug brauchen umfangreiche Datenumzüge spezielle Werkzeuge und Hilfsmittel. Daher verfügt das Migrationsteam von Actaport über ein Set von Tools und Programmen, die das Quellsystem beim Kunden unterstützen. Für die meisten auf dem deutschen Markt gängigen Kanzleisoftwareprogramme sind passgenaue Migrationstools vorhanden. Für den Fall, dass ein Kanzleikunde bisher mit einer Software gearbeitet hat, die mit den Standardtools nicht kompatibel ist, leistet Actaport eine besondere Hilfestellung: Das Migrationsteam programmiert ein Tool, das auf die Quellanwendung zugeschnitten ist.

In der Kanzlei Dr. Hoffmann und Partner war dies der Fall. Daher entwickelte Actaport innerhalb von zwei Wochen ein entsprechendes Extraktionstool. Die Kanzlei leistete Unterstützung, indem sie während der Entwicklung für Fragen zum Quellsystem zur Verfügung stand. Dafür profitierten die Kunden von einem Pilotkundenrabatt.


Wie läuft der Datentransport ins neue System ab?

Wie aufwändig der Transfer ist, hängt vom Datenvolumen ab. In der Regel wächst es mit der Kanzleigröße: je größer die Kanzlei, desto größer das Datenvolumen. Aber es gibt auch kleine Boutiquen mit riesigen Volumina und größere Einheiten mit vergleichsweise kleiner Datenmenge.

Per Upload: 
Bei kleinen Datenvolumina werden die Daten aus der alten Software per Upload zu Actaport transportiert. Solange die Datenmenge in Verbindung mit der Internetleitung eine akzeptable Upload-Zeit verursacht, funktioniert diese Form des Transfers. Abhängig vom Datenvolumen und der zur Verfügung stehenden Internetleitung nimmt ein Upload durchaus mehrere Stunden in Anspruch, von daher empfiehlt es sich, ihn abends oder übers Wochenende anzustoßen. Die Kunden erhalten ein Passwort für den Fileserver von Actaport und können den Upload selbstständig starten. Am nächsten Tag oder am Montag nach dem Wochenende sind die Daten dann bei Actaport eingetroffen, wo das Migrationsteam sie weiterverarbeitet.

Per Kurier: 
Ab einem gewissen Datenvolumen ist der Transfer per Upload nicht mehr praktikabel, weil er einfach zu lange dauert. Dann müssen die Daten per Kurier vom Kunden abgeholt und zu Actaport gebracht werden.


Jetzt keine Daten mehr verändern!

Beim Export heißt es aufpassen: Ab dem Moment des Exports bis zum Einspielen der Daten auf das neue System sollten alle Änderungen im Quellsystem durch den Kunden dokumentiert werden, denn sie sind nicht mehr Teil des Exports und damit auch nicht Teil des Imports. Diese Änderungen müssen dann bei Bedarf manuell durch den Kunden nachgezogen werden. Hier liegt ein entscheidender Unterschied zum Möbelumzug: Bei einer Datenmigration kann man keine Datenpäckchen hinterherschicken. Es gibt einen Zeitpunkt X, an dem alle Daten exportiert sein müssen, und es gibt einen Zeitpunkt Y, ab dem sie im neuen System eingespeist sind.


Die Prüfung und Validierung der Daten
 
Sobald die Daten mit dem Kurier oder über einen Upload bei Actaport angekommen sind, übernimmt das Migrationsteam von Actaport sie. Es validiert sie, d.h. bewertet die Güte der Daten und prüft, welche Daten unter Umständen nicht in das Actaportsystem integrierbar sind. Das Ergebnis der Validierung wird mit dem Kunden abgestimmt.


Welche Daten kommen nicht mit?

Festplatten haben eine Gemeinsamkeit mit Speichern und Kellern: Sie füllen sich mit Dingen, die man eigentlich nicht mehr braucht. Steht ein Umzug an, wird aussortiert.

Ein Beispiel für Daten, die nicht migriert werden, sind bestimmte alte Daten der Finanzbuchhaltung. Der immense Implementierungsaufwand für diese FiBu-Daten steht in keinem Verhältnis zu ihrem Nutzen und würde die Kosten einer Datenmigration sehr in die Höhe treiben. Daher lautet die Empfehlung der Actaport FiBu-Spezialisten, die Abwicklung aller Rechnungen aus dem Quellsystem auch über das Quellsystem zu machen. Alle neuen Aufwände können dann über Actaport abgerechnet werden.


Welche Daten werden umgezogen? 

Exportiert und neu importiert bei einer Datenmigration werden zwei Arten von Daten: die Dokumentendateien und die Metadaten. Bei den Akten einer Rechtsanwaltskanzlei umfassen die Metadaten die Aktenzeichen, die Beteiligten, die Fristen, die dazugehörigen Kontakte und ähnliches mehr. Die Dokumentendaten enthalten die eigentlichen Inhalte der Akten. Die Menge der Metadaten ist gegenüber den Dokumentendaten viel kleiner und entsprechend schneller im neuen System angelegt.

  • Bei kleinen bis mittleren Datenmengen werden Metadaten und Dokumente in einem Rutsch importiert. Dann prüft die Kanzlei, ob alles erfolgreich importiert wurde und erklärt die Abnahme. Konkret heißt das, ein oder mehrere Anwälte oder Rechtsanwaltsfachangestellte machen Stichproben und prüfen, ob alle Akten, Kontakte, Fristen und Ordner ordnungsgemäß angelegt sind. Ist das der Fall, erklären sie die Abnahme.

  • Bei sehr großem Datenvolumen importiert Actaport im ersten Schritt die Metadaten, lässt sie vom Kunden abnehmen und startet erst dann mit der aufwändigeren, weil umfangreichen Migration der Dokumentendaten.

Sofort arbeitsfähig: die neuesten Akten zuerst

Die Migration der Dokumentendaten ist der aufwändigste Part und wichtigste Teil der gesamten Datenmigration. Damit die Kanzlei sofort wieder arbeitsfähig ist, werden nach Möglichkeit erst die aktuellen Dokumente importiert, die als letztes bearbeitet wurden. Das ist technisch nicht immer möglich, aber wenn, stehen die aktuellen Akten auch als Erste wieder im neuen System zur Verfügung. Danach kommen die älteren Akten, und schließlich die nicht mehr aktiven Akten, die nur der Vollständigkeit halber migriert werden.
 
Auch hier ähnelt die Datenmigration dem Möbelumzug: Als Erstes werden in der Regel Küche und Schlafzimmer mit dem Nötigsten eingerichtet, erst dann folgen die anderen Räume und Gegenstände und am Ende wird die Campingausrüstung im Keller verstaut.


Der Inhalts-Check und die Freigabe

Sobald die Dokumentendaten im neuen System sind, lässt sich Actaport vom Kunden die Migration abnehmen. Nur wenn technischer Check und inhaltlicher Check zufriedenstellend ausfallen, ist gewährleistet, dass die Migration inhaltlich korrekt gelaufen ist. In der Praxis prüft man die Vollständigkeit mithilfe von Stichproben. Sind die fünf Lieblingsakten da? Stimmen die Daten von Quell- und Zielanwendung überein? Falls nicht, wird Actaport inklusive Daten und Dokumente zurückgesetzt und der Import wiederholt. Wenn alles stimmig ist, kann die produktive Arbeit mit Actaport aufgenommen werden.

Wollen Sie sich unverbindlich mit den Möglichkeiten einer cloudbasierten Kanzleisoftware auseinandersetzen und wie Sie damit Ihren Workflow verbessern können? Dann buchen Sie eine kostenlose Onlineführung durch die Kanzleisoftware Actaport.

 

Stephan Kipper ist seit 2021 Senior Consultant Professional Services bei Actaport. Er begleitet als führendes Mitglied des Actaport Datenmigration-Teams die Bestandsdatenübernahme unserer Neukunden. 

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