Dr. Katrin Fenrich, Actaport Produkt Managerin

5 Prüfschritte – wie gut ist Ihr beA-Workflow?

Am 1.1.2022 ist Sendestart

5 Prüfschritte – wie gut ist Ihr beA-Workflow?

Mit Blick auf die aktive beA-Nutzungspflicht zum 1.1.2022 ist vor allem die Integration mit der Aktenbearbeitung im Fokus. Wie harmonisch ist Ihr beA-Workflow? Fünf Prüfschritte für Ihren täglichen Workflow mit dem beA.

1. Wie beginnt Ihr beA-Workflow? Sofort loslegen oder warten und Kaffee holen?

In den Anfangszeiten der elektronischen Datenverarbeitung sah der übliche Ablauf häufig so aus: Man drückte den Power-Knopf, wartete, bis ein leises Summen das Hochfahren des Rechners ankündigte, und ging dann erst einmal los, um sich einen Kaffee zu holen. Kehrte man nach einigen Minuten zurück, hatte sich das System – wenn man Glück hatte – hochgefahren und erlaubte es einem, sich einzuloggen.

Mit der Einführung des beA, dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach, ist die Wartezeit zurückgekehrt. Der Grund: Das Einloggen über den Webbrowser und das Authentifizieren dauert eine ganze Weile. Um über das beA Post zu empfangen oder zu senden, muss man sich zunächst über den Browser einloggen und in einem zweistufigen Verfahren authentifizieren. Entweder per Signaturkarte und Lesegerät oder per Softwarezertifikat. Anschließend ist die PIN-Eingabe gefordert. Erst dann öffnet sich das elektronische Postfach und man kann überprüfen, ob man Post erhalten hat. Noch länger dauert es, wenn es beim Authentifizierungsprozess hakt, weil das Lesegerät die Signaturkarte nicht akzeptiert.

Zahlreiche beA-Nutzer fragen sich daher, wie sich dieser Prozess abkürzen lässt. Einen Weg, um schneller ins beA-Postfach zu kommen und von dort aus zu arbeiten, bietet eine Kanzleisoftware, die hervorragend mit dem beA integriert ist. Am besten funktioniert hierbei eine Kanzleisoftware, die mit dem Einloggen in den digitalen Arbeitsplatz zugleich das beA öffnet.


2. Wie funktional ist Ihr digitaler Schreibtisch?

Die nächste Etappe im Workflow ist die Ordnung des digitalen Arbeitsplatzes.

Ein guter Arbeitsplatz zeichnet sich im Allgemeinen dadurch aus, dass er so organisiert ist, dass sich Arbeitsgeräte und alle benötigten Materialien gut sortiert in Griffweite befinden. Nichts Anderes gilt für einen digitalen Arbeitsplatz.

Ihren digitalen Kanzleiarbeitsplatz betreten Sie über den Bildschirm. Das heißt im Hinblick auf Ihren Workflow, dass schon das Menü einen schnellen Zugang zu allen von Ihnen benötigten Funktionen bietet.

Im Vordergrund der Kanzleiarbeit stehen die Akten, die Termine und die Kommunikation mit Ihren Mandanten und dem Gericht. Eine gute Aktensortierung und ein schneller Zugriff auf die relevanten Akten sind elementar wichtig. Auch der Kalender, die Fristen, Ihr Mail-Postfach und das beA sollten in Griffweite liegen. Schnell erreichbar heißt bei der Kanzleisoftware: mit wenigen Klicks erreichbar.


3. Wo hat das beA seinen Platz?

Wo in Ihrer Kanzlei befinden sich die Fächer für den Posteingang und den Postausgang? Vermutlich dort, wo Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Rechtsanwaltsfachangestellte gut dran kommen. Wo befindet sich in Ihrer Kanzleisoftware das beA? Müssen Sie die Kanzleisoftware verlassen und ein separates Browserfenster öffnen und sich jedes Mal durch den ganzen Log-in-Prozess klicken? Oder können Sie beA direkt in Ihrer Kanzleisoftware anklicken? 

Actaport beA-Lösung

In Actaport laufen alle Kommunikationskanäle im Kanzleipostfach zentral zusammen. Hier befinden sich sowohl E-Mails als auch beA-Nachrichten und Datei-Uploads. Optisch erkennbar an jeweils unterschiedlichen Icons. Sie müssen nicht zwischen E-Mail-Postfach und beA-Postfach wechseln und haben so alles Wichtige auf einen Blick.

Der schnelle Zugriff auf das beA wird - wie eingangs erwähnt - dadurch erleichtert, dass Sie sich im Actaport beA nicht jedes Mal neu authentifizieren müssen. Bei Actaport ist Ihr Zertifikat in der Serverarchitektur verschlüsselt gespeichert. Das Gleiche gilt für Ihre PIN. Der mühselige Authentifizierungsprozess entfällt ersatzlos. Sie starten Ihren Rechner, loggen sich in Actaport ein und sind zugleich automatisch in Ihr beA-Postfach eingeloggt.


4. Wie leicht lassen sich beA-Nachrichten versenden und Kontakte finden?

Die Kommunikation ist ein weiteres Element, mit dem Sie Ihre Workflows optimieren können. Das bedeutet für die Arbeit mit dem beA: Wenn Sie einmal in Ihrem beA drin sind, sollte es unkompliziert sein, eine Nachricht zu versenden. Bei einer E-Mail funktioniert das Auswählen eines Adressaten für gewöhnlich einfach. Das E-Mail-Programm greift direkt auf Ihre gespeicherten Kontakte zu.

Wie läuft das im beA? Müssen Sie mühselig von Hand die Kontaktdaten des Adressaten einfügen? Wie sieht es mit dem Aktenzeichen aus? Jeder Handgriff für sich kostet nicht viel Zeit. In der Summe addieren sie sich.

Das beA ist bei Actaport direkt in die Kanzleisoftware integriert, das bedeutet für Sie, dass das mühsame von-Hand-Eintragen entfällt. Actaport hat Zugriff auf zwei Adressbücher: das Actaport eigene und das beA-Verzeichnis. Sie können also beim Schreiben der Nachricht direkt auf Ihre Kontakte und das beA-Verzeichnis zugreifen. Mit Eingabe des Aktenzeichens werden passende Adressvorschläge gemacht und der Zugriff auf die in der Akte hinterlegten Dateien ermöglicht.

 

Zur beA-Kundenstory

 

5. Wie einfach können Sie Dokumente und Schriftsätze per beA verschicken?

Eine Hauptfunktion des beAs liegt darin, Schriftsätze und Gutachten sicher elektronisch zu verschicken. Wie leicht oder wie kompliziert läuft dieser Versand ab? Klassischerweise muss jedes zu verschickende Dokument einzeln in das beA-Postfach hochgeladen werden. Außerdem muss beim Versenden an ein Gericht auf das richtige Dateiformat geachtet werden und andersformatige Dateien umständlich erst konvertiert werden.

Vom in Actaport integrierten beA aus können Sie unmittelbar auf sämtliche Akten und die damit verbundenen Dokumente zugreifen. Ein Klick, und das Dokument ist der beA-Nachricht als Anhang beigefügt. Außerdem konvertiert Actaport Ihre Dokumente automatisch in das richtige PDF-A-Format, sodass ein händisches Herunterladen und Umwandeln der Datei nicht mehr nötig ist.

Umgekehrt können Sie eingehende beA-Nachrichten und die darin enthaltene Anhänge ganz einfach direkt in Ihrem Actaport Postfach verakten. Im gleichen Schritt können Sie der Nachricht und ihren Anhängen Fristen oder Aufgaben beifügen und diese einer Kollegin oder einem Kollegen zur weiteren Bearbeitung vorlegen. So entsteht ein zeitoptimierter und effizienter Posteingangs-Workflow.

Für das beA in Actaport gilt: „So einfach wie eine E-Mail, sofort veraktet."


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Dr. Katrin Fenrich ist Volljuristin. Nach Stationen bei einem Open Access Suchmaschinenbetreiber und im Bereich der Legal Process Automation ist sie nun Produktmanagerin bei Actaport.

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