Das ist neu
Fristenkontrolle zum Jahresende
Besonders am Jahresende ist in vielen Mandaten noch einmal Arbeit gefordert, weil Fristen ablaufen oder neue Fristen angelegt werden müssen. Actaport ermöglicht Ihnen durch verschiedene Einstellungen, die Fristenanlage in Ihrer Kanzlei auf Ihre individuellen Bedürfnisse rechtsicher anzupassen.
Eine Möglichkeit, Ihren Fristenworkflow zu definieren besteht darin, den oder die Fristenkontrolleur(e) in der Benutzerverwaltung zu hinterlegen. Unter „Benutzerverwaltung“ im Bereich „Rolle“ können Sie entscheiden, ob entweder der jeweilige Sachbearbeiter der individuellen Akte oder eine fest definierte Liste an Personen die Fristenkontrolle übernehmen soll. Dadurch können Sie das 4-Augenprinzip bei der Fristenanlage genauso gestalten, wie es am besten zu Ihren Kanzleiabläufen passt.
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Eine weitere Möglichkeit, einen kanzleiweiten Standard bei der Anlage oder Bearbeitung von Fristen in Actaport zu definieren, besteht darin, eine fest definierte Einstellung für das Drucken des Fristenblattes festzulegen.
Gehen Sie dazu in „Einstellungen“ unter „Fristen“. Dort finden Sie drei Optionen, wie Sie mit dem Fristenblatt umgehen können. Das Fristenblatt kann im Fristenformular so standardmäßig zum Druck ausgewählt oder abgewählt sein. Außerdem können Sie entscheiden, ob der individuelle Ersteller der Frist darüber entscheiden können soll, ob das Fristenblatt gedruckt wird oder nicht.
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Bearbeitungsstand einer Akte im Blick behalten
Anstehende To-Dos in Form von Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und Termine sehen Sie in Actaport schon immer übersichtlich im Aktenjournal aufgelistet. Für den vollumfänglichen Überblick über den Bearbeitungsstand einer Akte ist aber manchmal auch ein Rückblick und damit ein Blick auf bereits erledigte To-Dos erforderlich.
Deshalb können Sie in Actaport jetzt über den Schiebeschalter oben links im Aktenjournal auch erledigte Ereignisse anzeigen lassen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, was bereits abgearbeitet wurde und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
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Die letzten Rechnungen des Jahres erstellen
Nicht nur am Monatsende, sondern auch am Jahresende werden noch einmal zahlreiche Rechnungen geschrieben und verschickt. Ein notwendiger Vorschritt dazu ist das Erfassen von Stunden und ggf. das Überprüfen bereits abgerechneter Stunden. Beides geht in Actaport jetzt noch komfortabler.
Beim Stunden Erfassen passieren manchmal Fehler. Da werden detailliert die Bearbeitungszeit für eine Akte notiert, die konkrete Tätigkeitsbeschreibung umfassend im Vergütungsreiter erfasst und dann stellen Sie fest, dass Sie die Stunde versehentlich in der falschen Akte erfasst haben. Bislang bedeutete das, dass Sie die erfasste Stunde in der falschen Akte löschen und die Stunde erneut in der richtigen Akte eintragen müssen. Mit unserer neuen Funktion „Aktenbezug ändern“ ersparen wir Ihnen das doppelte Eintragen, da Sie nun erfasste Vergütungspositionen zwischen verschiedenen Akten verschieben können. Gehen Sie dazu in das Kontextmenü einer Stundenpositionen und wählen Sie „Aktenbezug ändern“ aus. Tragen Sie hier die gewünschte Akte ein und klicken Sie auf „Speichern“. Die angelegte Position wird nun automatisch in die gewünschte Akte verschoben und in den bisherigen Akte gelöscht.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Im Vergütungsreiter einer Akte finden Sie alle erfassten Stunden bzw. abzurechnenden RVG-Positionen, sowie die eigenen und fremden Auslagen aufgelistet. Bislang konnten Sie nur über den Status identifizieren, ob sich eine Position bereits auf einer Rechnung befindet. Jetzt haben Sie über das Augen-Icon die Möglichkeit, sich direkt die Rechnung anzeigen zu lassen, mit der die Position bereits verknüpft ist. Klicken Sie auf das Icon, öffnet sich in einer Splitview im rechten Bildschirmbereich die dazugehörige Rechnung.
Außerdem haben wir einen weiteren kleinen Komfortgewinn für Sie umgesetzt, der Ihnen in Zukunft einige Klicks bei der Rechnungslegung erspart: bei der Rechnungslegung merkt sich Actaport Ihre zuletzt getätigte Auswahl bzgl. der Auslagen- und Stundenaufstellung pro Rechnungsart. Wenn Sie diesbezüglich kanzleiintern einen bestimmten Standard haben und daher Ihre Rechnungen immer gleich aussehen, müssen Sie nun die Auslagen- und Stundenaufstellung nicht bei jeder Rechnung neu auswählen, sondern arbeiten noch effizienter mit der gespeicherten Auswahl.
Schon probiert?
Effizient Zeiten erfassen
Zeiten auf eine Akte zu buchen ist ein monetär wichtiger, aber häufig unliebsamer administrativer Schritt. Wir zeigen Ihnen deshalb heute, wie Sie das Zeiten Erfassen in Actaport so optimieren, dass Sie am Tagesende mit nur wenigen Klicks ihren Aktivitäten des Tages in den Stundenzettel der entsprechende Akte übertragen können.
Schritt 1: Lassen Sie Ihren Terminkalender für sich arbeiten
Nutzen Sie Ihren Terminkalender, um Ihren Tag zu strukturieren und Zeiten für die Vorbereitung von Gerichtsterminen oder Fokuszeiten zu blockieren. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur, feste Zeitslots für bestimmte Aufgaben zu reservieren, sondern sie schaffen so gleichzeitig die Datengrundlage für das alltägliche Stundenerfassen. Sie sparen also Zeit und Klicks beim nachträglichen Erfassen der Zeiten. Gehen Sie dazu in „Auswertungen“ und rufen dort die Funktion „Zeiten buchen“ auf. Im Widget „Vorschläge“ werden Ihnen alle Termine des ausgewählten Zeitraums aufgelistet. Mit nur einem Klick fügen Sie die terminlich festgehaltenen Zeiten dem Stundenzettel der jeweiligen Akte hinzu.
Schritt 2: Nutzen Sie Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
Zusätzlich können Sie Aufgaben, Fristen oder Wiedervorlagen nutzen, um nachzuvollziehen, was Sie am jeweiligen Tag alles erledigt haben und dies als Grundlage für das Zeiten buchen verwenden. Um den Überblick über alle erledigten Aufgaben des Tages zu erhalten, erstellen Sie sich einen Filter in der Aufgaben- oder Fristenliste. Öffnen Sie dazu den Filter im Expertenmodus in der Aufgabenliste und wählen Sie als Filterkriterien die folgenden aus: „Meine Aufgaben“, „Status“ „erledigt“ und „Fälligkeit“ „heute“. Speichern Sie sich diesen Filter ab, um ihn immer mit nur einem Klick verfügbar zu haben. Wenn Sie abends Zeiten buchen wollen, können Sie mit einem Blick auf den gespeicherten Filter sehen, in welchen Akten Sie an diesem Tag Aufgaben abgearbeitet haben. Das gleiche Vorgehen bietet sich auch für Wiedervorlagen oder Fristen an. Alternativ sehen Sie im Bereich „Auswertungen“ „Zeiten buchen“ im Widget „Vorschläge“ unter „Aktivitäten“ jegliche von Ihnen vorgenommene Aktion in einer Akte.
Schritt 3: Lassen Sie die Stoppuhr laufen
Natürlich lassen sich nicht alle Arbeitszeiten im Vorhinein genau timen oder werden in Form einer Aufgabe oder Frist erfasst. Wenn Sie spontan in einer Akte arbeiten, nutzen Sie unsere Stoppuhrfunktion und lassen diese mitlaufen. Pausieren Sie die Stoppuhr, wenn Sie an einer anderen Akte arbeiten. Wenn Sie dann am Abend die Zeiten für den jeweiligen Tag in die Akten buchen wollen, werden Ihnen im Widget „Vorschläge“ alle laufenden oder noch nicht in den Stundenzettel übertragenen Stoppuhren angezeigt. Auch hier benötigen Sie nur einen Klick, um die erfassten Minuten in die jeweilige Akte zu buchen.
Weitere Informationen finden Sie hier:
Gut zu wissen
Dokumentenversionierung 2.0
Damit Sie auch im Bereich des Dokumenten-Managements stets den Überblick behalten, haben wir die Versionierung der Dokumente für Sie überarbeitet. Die Versionsnummer wird nunmehr als Dezimalzahl dargestellt und Sie haben die Möglichkeit, je nach Arbeitsstand eine neue Hauptversion zu definieren.
Weitere Informationen finden Sie hier.
