Von Buch am Buchrain nach Mumbai und zurück in zwei Stunden

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Ulrich Baumann, Managing Partner der Wirtschaftskanzlei CORPLEGAL in München. Rechtsanwalt und Managing Partner Ulrich Baumann liebt seinen Beruf und die Unabhängigkeit, die er ihm bietet. Nach einem Intermezzo bei einer größeren Anwaltskanzlei bespielt er den Markt wieder über die von ihm und drei weiteren Partnern gegründete Wirtschaftskanzlei CORPLEGAL. Spezialisiert auf internationales Wirtschaftsrecht, M&A, Arbeitsrecht und Immobilienrecht betreut die schlagkräftige Einheit deutsche Mittelständler und Family Offices bei Auslandsinvestitionen und ausländische Unternehmen bei ihrem Inbound-Geschäft in Deutschland. Auf der Gegenseite stehen in der Regel nationale oder international aufgestellte Großkanzleien mit deutlich mehr Berufsträgern als CORPLEGAL. Das macht Kompetenz und Effizienz bei CORPLEGAL zu entscheidenden Erfolgsfaktoren. Hier kommt die Kanzleisoftware Actaport ins Spiel.

Will ein deutscher Hidden Champion in Indien eine Produktionsgesellschaft kaufen, begleitet CORPLEGAL dessen Geschäftsleitung bei der Akquisition, unterstützt von einer in Neu-Delhi oder Mumbai ansässigen Kanzlei. Das bedeutet täglichen Austausch von Dokumenten und zahllosen E-Mails, um die Due Diligence in den Bereichen Legal, Tax und Finance in Indien zu koordinieren.

Weltweit vor dem Bildschirm – wie sieht es praktisch aus, wenn CORPLEGAL Mandanten vor Ort betreut?

Früher reisten Baumann und sein Team im Schnitt zweimal im Monat weltweit zu Mandanten. Seit der Einführung von Actaport und zusätzlich verstärkt durch die Corona-Pandemie funktioniert fast alles digital. Ein CORPLEGAL-Mandant aus dem Supply Chain Management ist in einer Matrix organisiert und hat Mitarbeitende in Italien, Deutschland, Spanien, England und Boston, USA. Um gemeinsam die Verträge für einen in Paris sitzenden Auftraggeber des Mandanten zu verhandeln, müssten im realen Leben Personen aus sechs Ländern zu einem gemeinsamen Treffpunkt reisen. In einer nichtdigitalen Welt wäre dies ein teures und aufwändiges Unterfangen. In der digitalen Welt ist dies eine Sache von zwei Stunden.

Im Büro oder zuhause, wo immer man Actaport braucht

Diese zwei Stunden kann Baumann, wenn er möchte, statt in der Münchener City zuhause in Buch am Buchrain verbringen. Der im Wortsinn passende Schlüssel dafür ist der Cloudzugang von Actaport. Dass alle Daten auf dem doppelt verschlüsselten Server von Actaport liegen, lässt die bisher kritischen Latenzzeiten zwischen mehreren Standorten und Ländern auf null zusammenschrumpfen.

Mit der Cloudlösung macht sich Actaport auch um die Work-Life-Balance mehrerer CORPLEGAL-Mitarbeiter verdient, darunter ein Kollege, dessen Familie sich im Ausland aufhält. „So viel Urlaub hätte der gar nicht, um genug Zeit mit seiner Familie zu verbringen", sagt Baumann. Mit Actaport ist es unerheblich, wo sich der Kollege gerade befindet. Er loggt sich ein und arbeitet an einem Mandat. Über Videokonferenzen nimmt er an den Teambesprechungen teil.

Transparenz über Stunden und Termine

In Actaport lassen sich Stunden eintragen und Termine im Blick haben. „Dass man für die Steuerung der gearbeiteten Stunden von überall her auf die gemeinsame Database zugreifen kann, stellt die Transparenz her, die man für echtes remote Arbeiten braucht", so Baumann.

Diktate abtippen war vorgestern – der Workflow des digitalen Zeitalters

Im Arbeitszimmer des Rechtsanwalts stehen zwei Bildschirme, auf denen er in Actaport seine verschiedenen Dokumente öffnet und bearbeiten kann, bevor er sie seiner Rechtsanwaltsfachangestellten zum Weiterbearbeiten schickt, oder sie gleich selbst versendet. Kam früher das Diktiergerät zum Einsatz, spricht Baumann seine Schriftsätze oder Memos mittlerweile mit der Diktierfunktion von MS Office ein.

Kompatibilität mit anderen Apps

Das Arbeiten im Word ist problemlos möglich, da das Office-Paket von Microsoft gut in Actaport integriert ist und das Team von Actaport daran arbeitet, die Schnittstelle noch weiter zu verbessern.

Entwicklungsfreudigkeit von Actaport

Als Kunde von Actaport scheut sich Managing Partner Baumann nicht, jederzeit Wünsche zu äußern, die er für seine Arbeit benötigt. Bisher ist er mit den Reaktionen von Actaport zufrieden. „Wenn wir etwas vorschlagen, hören wir regelmäßig „Ja, das ist eine gute Idee, das setzen wir um", und dann kommen diese Neuerungen nach und nach in der Praxis an."

Warum hilft Actaport, mit einem schlanken Team auszukommen?

Das Anlegen von Akten machen bei CORPLEGAL die Anwälte und Anwältinnen weitgehend selbst. Legt man eine Akte an, müssen „Know your client"-Informationen zum Thema Geldwäsche erhoben werden. Außerdem muss der Auftrag an die Anwälte eindeutig formuliert werden. Das grenzt die Haftung der Kanzlei ein und stellt klar, was die Kanzlei leisten kann und was nicht. Diese Vorbereitung durch die Anwälte reduziert die Arbeit für die Fachangestellten neben der Vollständigkeitsprüfung auf das reine Ausfüllen von Templates. Das Ergebnis ist ein schlankes Team. CORPLEAGAL kommt mit zwei nichtanwaltlichen Mitarbeiterinnen und zwei studentischen Hilfskräften aus und kann dennoch dieselben Leistungen wie in München auch in über 28 Ländern weltweit anbieten. Je komplexer die Aufgabe desto höher unsere Motivation!

Diese Personaleffizienz ist ganz im Sinne der Mandanten. „Kompetente und effiziente Beratung durch ein kleines Team nah dran an der Wirtschaft – das ist einer der Gründe, warum uns unsere Mandanten beauftragen", sagt Baumann.

www.corplegal.de