„Wenn ich eines in den letzten Jahren gelernt habe, dann das: Der Wechsel in die Cloud ist für Anwaltskanzleien kein Luxus, sondern eine ganz praktische Notwendigkeit.“
– Stephan Kipper, Senior Cloud Consultant und Cloud-Migration Experte
Ich habe bereits hunderte Anwaltskanzleien bei ihrer Cloud-Migration begleitet und dabei immer wieder die gleichen Fragen und Bedenken gehört. Genauso oft habe ich erlebt, wie groß die Erleichterung ist, wenn der Umstieg Erfolge bringt. Laut KMPG Cloud Monitor 2024 sind 98% der deutschen Unternehmen diesen Schritt bereits gegangen. Diese ernten nun die Früchte ihres Pioniergeistes in Form von Kosteneinsparungen, gesteigerter Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigem Wachstum. Wieso zögern manche Kanzleien also noch vor der Cloud, statt sich auch „ein Stück vom Kuchen“ zu holen?
In diesem Guide erkläre ich Ihnen, warum sich der Wechsel in die Cloud lohnt, welche Sorgen dabei oft auftauchen und wie wir sie Schritt für Schritt aus dem Weg räumen. Außerdem gebe Ihnen bewährte Tipps aus meiner Erfahrung, wie der Umstieg Ihrer Kanzlei sicher und ohne Unterbrechungen gelingt.
Warum sich der Wechsel in die Cloud lohnt
Es gibt viele, nachweislich belegte Aspekte, die für die Cloud-Nutzung und einen Umzug sprechen. Ich möchte im Folgenden die wichtigsten davon für Sie beleuchten:
Der Kostenfaktor in der IT
Manche Anwaltskanzleien zögern vor einem Wechsel in die Cloud mit der Annahme: „Das kostet sicher mehr als unsere aktuelle IT.“ Aber die Realität ist anders: 67% der befragten Unternehmen im KPMG Cloud Monitor 2024 gaben an, ihre IT-Kosten mit der Cloud-Nutzung deutlich reduziert zu haben. Bei einer lokalen IT („On-Premise“) entstehen nämlich nicht nur die offensichtlichen Kosten für die Software. Hinzu kommen laufende Ausgaben für:
Server
IT-Personal
Strom
Wartungen
Ersatzgeräte
physischen Schutz
Updates
Backups usw.
Diese Kostenaspekte tauchen in den meisten Vergleichen zwischen Cloudlösungen vs. On-Premise gar nicht auf, obwohl Sie erhebliches Kapital in Ihrer Kanzlei binden.
In der Cloud sind all diese Kosten bereits in Ihrer Lizenz enthalten. Sie zahlen also nur für die Nutzung der Infrastruktur, ohne sich um versteckte Zusatzkosten für Updates oder eine Backup-Strategie kümmern zu müssen. Das macht Ihre IT-Ausgaben planbar und nachweislich günstiger, weil Sie nur für das zahlen, was Sie wirklich brauchen und keine unnötigen Ressourcen vorhalten müssen.
Die Skalierbarkeit der Anwendung
Für Kanzleien, die wachsen oder flexibel auf Veränderungen reagieren möchten, spielt die Skalierbarkeit der IT eine entscheidende Rolle. Brauchen Sie kurzfristig mehr Speicherplatz oder zusätzliche Arbeitsplätze, können Sie diese in der Cloud sofort bereitstellen. Sinkt der Bedarf, reduzieren Sie die Nutzung wieder und sparen Kosten. Das gilt nicht nur für die IT selbst, sondern erleichtert auch die finanzielle Planung Ihrer Kanzlei: Statt Kapital langfristig in Hardware zu binden, bleibt es frei für andere wichtige Projekte, wie neue Mandantenservices, Weiterbildungen oder den Ausbau Ihres Teams.
Volle Flexibilität und Mobilität
Arbeiten in der Cloud bietet Ihrer Kanzlei mehr Flexibilität und Mobilität. Sie und Ihre Mitarbeitenden können von überall und mit jedem Gerät auf aktuelle Daten zugreifen. Das erleichtert nicht nur flexible Arbeitsmodelle, sondern unterstützt auch die Zusammenarbeit im Team, verbessert die Arbeitszufriedenheit und wirkt sich langfristig positiv auf die Produktivität und die Qualität der Arbeit aus.
Investition in die Zukunft
Anwaltskanzleien, die den Absprung in die Cloud verpassen, werden langfristig größere Hürden nehmen müssen, wie den Verlust der Wettbewerbsfähigkeit und hohe Investitionen. Denn der Erfolg Ihrer Kanzlei hängt stark davon ab, dass Ihre IT zuverlässig funktioniert, da Ausfallzeiten ipso facto zusätzliche Kosten bedeuten. Mit klassischen On-Premise Lösungen müssten Sie selbst dafür sorgen, dass die Systeme bei Problemen sofort weiterlaufen. Das ist aufwendig und teuer.
Seriöse Cloud-Anbieter wie Actaport nehmen Ihnen diese Sorgen ab. Denn unser Ziel ist es, dass Ihre Systeme jederzeit verfügbar sind, Ihre Daten sicher gespeichert sind und im Notfall schnell wiederhergestellt werden können.
Daraus entsteht ein langfristiger Wettbewerbsvorteil: Sie investieren kontinuierlich in höchste Sicherheitsstandards, Verfügbarkeiten und Updates. Denn Cloud-Anbieter investieren selbst hohe Summen in ihre IT-Infrastruktur. Ihre Kanzlei profitiert davon automatisch, ohne eigenes Budget investieren zu müssen.
Kurz gesagt: Der Wechsel in die Cloud bringt Anwaltskanzleien Unabhängigkeit, Entlastung bei der IT-Infrastruktur und ein hohes Maß an Zukunftsfähigkeit. Wieso zögern manche Kanzleien also noch?
Typische Sorgen beim Wechsel und wie sie sich einordnen lassen
Der Wechsel wirft bei vielen Kolleginnen und Kollegen ähnliche Fragen auf. Die gute Nachricht: Die meisten Bedenken lassen sich mit guter Planung und klarem Vorgehen entschärfen.
Der Sicherheitsaspekt
Als jemand, der seit Jahren Anwaltskanzleien in die Cloud begleitet, kann ich Ihnen versichern: Ihre sensiblen Daten sind bei Actaport sicherer aufgehoben, als es mit einem eigenen Server je möglich wäre. Wir speichern alles ausschließlich in zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland, die rund um die Uhr überwacht und physisch geschützt sind. Ihre Daten liegen dort nicht nur an einem Ort, sondern werden georedundant gesichert. Das heißt, fällt ein Rechenzentrum aus, bleibt Ihr Kanzleibetrieb ohne Unterbrechungen online.
Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihres Cloud-Anbieters unbedingt auf:
einen deutschen Serverstandort
einen Hosting-Anbieter, der die ISO 27001 erfüllt
die DSGVO-Konformität (GDPR)
Während Sie arbeiten, sichern wir jede Änderung automatisch im Hintergrund, sodass selbst ein vergessener Speicherklick keine Folgen hat. Eingebaute Sicherheitssysteme erkennen und blockieren Cyberangriffe, bevor sie Schaden anrichten, und alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
Der entscheidende Punkt: Der Schlüssel gehört nur Ihnen, niemandem sonst, weder wir noch Dritte können auf Ihre Inhalte zugreifen. Das heißt: Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle und können sich darauf verlassen, dass Ihre Mandantendaten vom ersten Tag in der Cloud geschützt sind. Ausführlichere Informationen zu unserem Sicherheitssystem können Sie jederzeit in unserem Datensafe nachlesen.
Kosten und Aufwand der Cloud Migration
Ein nicht unerheblicher Aspekt sind Kosten und Aufwand für die Migration in die Cloud. Ich habe Ihnen bereits erläutert, warum der Wechsel sich wirtschaftlich für Kanzleien lohnt. Aber auch beim eigentlichen Umzug der Daten, also der Migration, haben Sie den vollen Überblick über Abläufe und Kosten.
Bevor wir ein einziges Dokument migrieren, planen wir gemeinsam jeden Schritt. Wir legen die Abläufe, den Zeitplan und die entstehenden Kosten klar fest und stimmen die Vorgehensweise mit Ihnen in einem verbindlichen Angebot ab. So wissen Sie von Anfang an, was auf Sie zukommt und es gibt keine versteckten Überraschungen.
Einarbeitung in die Cloudanwendung
Ein Wechsel in die Cloud bedeutet auch neue Arbeitsweisen. Gerade am Anfang fühlen sich Mitarbeitende manchmal unsicher, wenn gewohnte Prozesse plötzlich anders laufen. Damit der Kanzleibetrieb nicht ins Stocken gerät, ist es wichtig, alle Mitarbeitenden Schritt-für-Schritt mitzunehmen.
In der Praxis sehen wir, dass Schulungen hilfreich sind, in denen typische Kanzleisituationen durchgespielt werden. So können alle Beteiligten die Software testen, bevor sie endgültig produktiv eingesetzt wird. Ergänzend dazu bieten sich interne Feedback-Runden an: Mitarbeitende teilen ihre Erfahrungen, stellen Fragen und geben Hinweise, wo noch Unterstützung gebraucht wird.
Der „richtige“ Zeitpunkt für die Migration
Viele Anwaltskanzleien fragen uns nach dem „perfekten“ Moment für den Wechsel. Unsere Erfahrung zeigt uns jedoch, dass es diesen optimalen Zeitpunkt nicht gibt. Besser ist es, den Prozess bewusst zu planen, Testläufe durchzuführen und die Mitarbeitenden bei jedem Schritt mitzunehmen. So wird die Umstellung kalkulierbar und der Kanzleibetrieb kann normal weiterlaufen, egal zu welchem Zeitpunkt.
Doch wie sieht der Prozess der Cloud-Migration nun von innen aus? Im Folgenden zeige ich Ihnen anhand einfacher Schritte, wie die Migration in die Cloud abläuft.
So migrieren wir Ihre Daten Schritt für Schritt in die Cloud
Unser Ziel ist, dass Sie sich auf Ihre Mandate konzentrieren können, während wir den technischen Teil übernehmen. Dafür haben wir den Prozess in verschiedene Phasen aufgeteilt:
Schritt 1: Wir analysieren Ihre bestehenden Daten
Bevor wir irgendetwas in die Cloud importieren, schauen wir uns genau an, welche Daten in Ihrem aktuellen System liegen und übernommen werden müssen. Dabei identifizieren wir auch unplausible oder kaputte Daten, die nicht migriert werden.
Schritt 2: Wir bereiten die Migration vor
Anschließend bereiten wir die Daten auf die Übernahme in Actaport vor, indem wir Formate anpassen und Strukturen standardisieren. So können Sie nach der Migration sofort produktiv mit Ihren Daten arbeiten.
Schritt 3: Wir testen die Migration zuerst
Bevor wir alles endgültig in die Cloud übertragen, führen wir eine Testmigration durch. Wir überprüfen dann mit Ihnen gemeinsam die Testdaten, um alles zu validieren und Überraschungen zu vermeiden.
Schritt 4: Wir beginnen mit der eigentlichen Migration
Jetzt geht’s richtig los: Wir übertragen Ihre Daten in die Cloud. Währenddessen überwachen wir jeden Schritt akribisch und sorgen dafür, dass alles verschlüsselt und DSGVO-konform gespeichert wird.
Schritt 5: Nachbereitung und Kontrolle
Ist die Migration abgeschlossen, prüfen wir ob alle Daten korrekt übernommen wurden. Außerdem zeigen wir Ihrem Team, wie Ihre gewohnten Abläufe in Actaport funktionieren und beantworten alle Ihre offenen Fragen.
Aus unserer Sicht ist die Cloud-Migration kein bloßer Transfer von Daten, sondern ein gut geplanter Prozess, der Ihre gesamte Kanzlei fit für die digitale Zukunft macht.
Tipps und Best Practices für den Wechsel in die Cloud
Damit der Umstieg reibungslos gelingt, möchte ich Ihnen abschließend ein paar Tipps und Best Practices mitgeben.
Planen Sie den Umstieg detailliert und frühzeitig
Aus meiner Erfahrung weiß ich: Wer früh plant, hat die besten Karten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Prozesse und Ihren Bedarf kennen. Das ist übrigens der perfekte Zeitpunkt, Ihre Daten und Abläufe selbst unter die Lupe zu nehmen. Laut dem KPMG Cloud Monitor 2024 haben 50% der Unternehmen, die in die Cloud wechseln, die Digitalisierung interner Abläufe zum Ziel. Stellen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden Fragen, wie: Wieso machen wir das so? Und geht das nicht auch einfacher?
Testen Sie den Prozess vorab
Die IT-Systeme unserer Kunden unterscheiden sich stark voneinander. Daher führen wir vor jeder finalen Migration Testimporte durch, um abzuschätzen, wie lange der Umzug dauern wird und welche spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden müssen. Auf diese Weise minimieren wir sowohl Ausfallzeiten als auch mögliche Risiken während der Migration.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden bei jedem Schritt mit ein
Wir empfehlen allen Kunden, sich während des Projekts intensiv mit der neuen Umgebung zu beschäftigen. Generell sollten Sie den Umzug kollektiv gestalten, also immer wieder gezielt Rückmeldungen aus Ihrem Team sammeln. Auf diese Weise wird die neue Lösung nicht isoliert „übergestülpt“, sondern von Anfang an gemeinsam erarbeitet und getestet.
Wir empfehlen allen Kunden, sich während des Projekts intensiv mit der neuen Umgebung zu beschäftigen.
Durch den kontinuierlichen Austausch lernen Ihre Mitarbeitenden voneinander und können sich in praktischen Schulungen bereits tiefergreifendes Wissen aneignen. Ihre Kanzlei profitiert davon, dass Unsicherheiten früh abgebaut werden und die Software nach der Datenmigration sofort produktiv genutzt wird. So kann die Mandatsarbeit ohne Unterbrechungen weiterlaufen.
Mit diesen Best Practices können Sie den Wechsel in die Cloud kontrolliert und sicher gestalten – ein Schritt, der Ihre Kanzlei langfristig entlastet und die Arbeit für alle erleichtert.
Fazit
Wenn ich eines in den letzten Jahren gelernt habe, dann das: Der Wechsel in die Cloud ist für Anwaltskanzleien kein Luxus, sondern eine ganz praktische Notwendigkeit. Sie senken nachweislich Ihre IT-Kosten, nutzen freigewordenes Kapital für zukunftsfähige Innovationen und schaffen zugleich Raum für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe.
Dabei sorgen wir dafür, dass Ihre Daten jederzeit sicher und verfügbar sind. Diese Vorteile verschaffen Ihnen sowohl Planungssicherheit als auch ein hohes Maß an Wettbewerbsfähigkeit.
Sie fragen sich, wie eine Cloud-Migration konkret für Ihre Kanzlei aussehen würde? Besprechen Sie Ihren Wechsel einfach mit mir und meinem Team. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht und auf unser gemeinsames Projekt!