VVV Recht erzählt zwei digitale Kanzleiperspektiven

Erstes Gespräch

Thomas Krziminski über Effizienz, digitale Akten und Kanzleialltag

Sie arbeiten seit Ihrer Gründung Anfang 2021 mit Actaport. Was ist der größte Vorteil, den Actaport Ihnen für Ihre Kanzlei gebracht hat?

Der wohl wichtigste Vorteil der digitalen Kanzleisoftware ist die höhere Arbeitseffizienz. Bei VVV Recht bin ich mit nur einer Mitarbeiterin und 35 Stunden Arbeitszeit so produktiv wie in meiner alten Kanzlei mit rund 45 Arbeitsstunden. Natürlich könnte ich noch mehr arbeiten und noch mehr Mandate annehmen. Ich nutze die gewonnene Zeit lieber für ein Eis mit meiner kleinen Tochter in der Regensburger Altstadt, wenn ich sie aus der KiTa abgeholt habe. Oder ich nehme mir die Zeit, meine Mandanten persönlich ausführlicher zu beraten.

Stichwort Effizienz, was spart in der Verkehrs- und Versicherungsrechtskanzlei VVV Recht am meisten Zeit?

Die Arbeit mit den Textvorlagen und Textbausteinen. Wenn meine Assistentin Sandrina Reicherseder die Akte mit den Beteiligten angelegt hat, kann sie mit den Textvorlagen sofort mit der Arbeit beginnen. Eine Textvorlage, zum Beispiel „Akteneinsicht beantragen” oder Schreiben an Reparaturwerkstatt oder Abschleppdienst, zieht sich automatisch die Angaben aus der Akte. Das händische Ausfüllen von Adresse, Aktenzeichen, Anrede etc. entfällt. Die Textvorlage enthält mehrere Textbausteine – Begrüßung, Bitte um Akteneinsicht und Grußformel. Platzhalter für den Namen ziehen sich den Adressaten aus der Akte. Solche Anschreiben verschickt sie selbstständig. 

Schriftsätze formulieren Sie aber selbst? Oder nutzen Sie Textvorlagen?

Tatsächlich habe ich für meine drei Schwerpunkte – Berufsunfähigkeitsversicherung, Verkehrsunfälle und Gebäudeversicherung – auch Textvorlagen. Zum Beispiel für eine Klageschrift. Diese enthält alle wichtigen Prüfpunkte: Vertragsverhältnis, Schadenshöhe, Anspruchsbegründung dem Grunde und der Höhe nach. Dadurch dienen sie mir als Gliederung und helfen mir an alles zu denken. Ich kümmere mich dann um die Details. Da ist genug zu tun. Die Bandbreite meiner Themen ist ja sehr groß. Im Verkehrsrecht reicht das von Trunkenheit im Verkehr über Verkehrsunfälle bis hin zum VW-Abgasskandal.

Woher stammen diese funktionalen Textvorlagen, haben Sie die verfasst?

Die Gründung von VVV Recht habe ich genutzt, um die Prozesse in der Kanzlei optimal aufzusetzen und alles was mir bei meiner vorigen Kanzlei nicht gefallen hat, besser zu machen. Dazu gehörte auch das Aufsetzen der Textvorlagen. Actaport war mir anfänglich behilflich, anschließend haben wir weitergemacht. Nun habe ich Textvorlagen von A bis Z. In einem Textbaustein, z.B. Begrüßung, kann man Platzhalter für den Namen einsetzen. Diese Form der Automatisierung ist schon sehr hilfreich. Und es kommen ja immer wieder neue Features dazu.

Würden Sie Actaport weiterempfehlen?

Es kommen oft Anfragen von Kollegen, da spreche ich gerne eine Empfehlung aus. Ich mache das gerne, denn der Austausch hilft mir auch für meine eigene Arbeit mit Actaport. Jemand, der neu dabei ist, benutzt er vielleicht neu eingeführte Features, von denen ich noch gar nichts erfahren hatte. Man hat sich dran gewöhnt, auf eine bestimmte Weise zu arbeiten und weiß gar nicht, dass es mit einem anderen Ansatz noch besser ginge. Dafür kann ich mich dann mit Tipps revanchieren, beispielsweise wie man mit der digitalen Akte auch offline arbeiten kann. Zum Beispiel, wenn man bei Gericht kein WLAN hat oder auf Reisen ist.

Ihre Mandantschaft kommt immer noch aus dem Großraum Regensburg oder reisen Sie auch viel in der Republik herum?

Das Einzugsgebiet hat sich nicht geändert. Dennoch hatte ich neulich einen Gerichtstermin in Köln, weil ein Regensburger Mandant seine Berufsunfähigkeitssache mit delikaten Fragen zu psychischen Krankheiten und ähnlichem nicht zuhause verhandeln lassen wollte, wo ihn alle kennen. Da habe ich mir die gesamte Akte als Offline-Akte auf den Laptop gezogen, und auf der Zugfahrt durchgearbeitet.

Was vermissen Sie an der digitalen Akte? Dass man sie nicht anfassen kann?

Tatsächlich ist die Haptik bei einer Akte ziemlich wichtig. Man muss sie sich zu eigen machen, indem man zum Beispiel unten auf Seite 5 ein farbiges Post-It einklebt oder mit einem knallgelben Textmarker die Aussagen markiert, die man im Prozess bestreiten muss. Ich habe AdobePro abonniert, weil ich damit Kommentare, Gliederungen, Bilder und Markierungen anbringen kann. Ich freue mich darauf, dass Actaport selbst daran arbeitet, eine Partnersoftware einzubinden, die PDFs bearbeitbar macht.

zweites Gespräch

Für dynamische Anwaltskanzleien ist Actaport aktuell konkurrenzlos

Kompetent und unkompliziert lautet Thomas Krziminskis Motto. „Zum Anwalt zu gehen, stresst viele Menschen”, sagt der Regensburger Anwalt, „aber wer zu mir kommt, soll sich wohlfühlen.” Dass sich die Mandanten bei ihm wohlfühlen, liegt jedoch nicht nur daran, dass die Kanzlei VVV Recht mit den schönen hohen Decken inmitten der malerischen Regensburger Altstadt liegt – einen Katzensprung entfernt vom Dom und mit Blick auf die Gesandtenstraße und die vielen Cafés. Entscheidend für die Mandanten dürfte sein, dass Rechtsanwalt Krziminski in seinen drei Schwerpunktbereichen einiges für sie bewegen kann. Versicherungsrecht, Verkehrsrecht und Versicherungsvermittlerrecht sind die drei „V” im Kanzleinamen. „Für meine Mandanten hängt viel davon ab, dass die Versicherung schnell und reibungslos bezahlt.” Wenn jemand beispielsweise nicht mehr arbeiten kann, sorgt der Rechtsspezialist dafür, dass die Berufsunfähigkeitsversicherung einspringt und die relevanten Lebenshaltungskosten abdeckt.

Aktuell kommen viele Anfragen wegen der Betriebsschließungsversicherung. Sie leistet, wenn ein Gastronomiebetrieb, Hotel oder Einzelhändler in Folge einer behördlichen Verfügung dicht machen muss. Da ein flächendeckender Lockdown allerdings nicht generell zur Leistung verpflichtet, entstehen viele Streitfälle, die der Fachanwalt für Versicherungsrecht häufig vor Gericht verhandelt. Mit über 15 Jahren einschlägiger Berufserfahrung weiß er, wie er die Sache angehen muss, damit seine Mandanten am Ende ihr Geld bekommen.

Neu für den Versicherungs- und Verkehrsrechtsspezialisten ist es, in der eigenen, neu gegründeten Kanzlei zu beraten. Das Motiv, sich zum Jahresbeginn 2021 in Regensburg selbstständig zu machen, war der Wunsch nach mehr Flexibilität.

Actaport – die Alternative zu staubigen Papierakten

Der Schlüssel dazu war ein weitgehend papierloses Büro. „Jemand, der sieben Tage die Woche zwölf Stunden im Büro sitzt, kann auch Papierakten auf dem Schreibtisch ausbreiten. Für mich war wichtig, meine Anwaltstätigkeit so zu organisieren, dass auch meine Familie und meine kleine Tochter etwas von mir haben.”

Actaport als digitale Kanzleisoftware ermöglicht Thomas Krziminski diese Art von Arbeit. Machen die Geschäfte in der Krebsgasse abends zu, fährt auch der Anwalt seinen Laptop runter und radelt in knapp drei Minuten nach Hause. Kommt spätabends noch eine Mandatsanfrage wegen eines Verkehrsunfalls im Postfach an, loggt er sich im Wohnzimmer in seinen mobilen Arbeitsplatz ein und legt eine neue digitale Akte an. Dieser Ablauf bewährte sich auch, als während des Lockdowns die Kinderkrippe geschlossen hatte und Krziminski teilweise von der heimischen Terrasse aus arbeitete.

Anhand seiner Anweisungen und mithilfe der schon gespeicherten Textbausteine bearbeitet seine Assistentin an ihrem Arbeitsplatz die Akte und schickt die Schreiben an die Mandanten, die Gegenseite und die Versicherungen raus. Kommt die Mandantenanfrage per Brief in der Kanzlei an, scannt die Assistentin die Anfrage ein und schickt sie Krziminski zu. Der hängt an seine Antwort-Email einfach die Aufgaben dran, z.B. „bitte Entwurf erstellen” oder „Abrechnen gegenüber der Rechtschutzversicherung und zur Prüfung zurück”. „Das funktioniert wie ein Pingpongspiel und ist sehr unkompliziert.”

Auch ohne Bedienungsanleitung verständlich

Das Unkomplizierte hält der Anwalt für eine besondere Stärke von Actaport. „Die anderen Software-Alternativen sind ja alle auf der Basis der klassischen Papierakten entwickelt worden und versuchen nun, das Ganze irgendwie in die digitale Welt zu transferieren – mit dem Ergebnis, dass ihre Funktionen unübersichtlich werden.” Bei Actaport gebe es hingegen eine Art ‚iPhone-Effekt’, d.h. man verstehe die Software intuitiv und ohne vorher ein Bedienungshandbuch gelesen zu haben.

Ein weiterer Vorteil sei der Datenschutz. „Meine früheren Kollegen hatten immer große Bedenken, dass bei einer digitalen Aktenführung der Datenschutz zu kurz kommen würde”, erinnert sich Krziminski, „dabei sind mit Actaport die Daten viel besser geschützt als auf den Rechnern und Servern einer analog arbeitenden mittelständischen Kanzlei.” Auch die Betreuung der Daten sei kostengünstig. „Ich brauche weder einen Server noch eine Person, die Tag und Nacht bereitsteht, um die Server zu warten, Backups zu machen oder darauf zu achten, dass alles DSGVO-konform gesichert ist. Actaport ist im Grund ein Rundum-sorglos-Paket, bei dem alle Nebenkosten wegfallen.”

Investieren musste der Kanzleigründer lediglich in die Hardware, d.h. für sich und seine Assistentin je einen Laptop und Bildschirm, sowie einen weiteren Bildschirm für zuhause, dazu Scanner und Drucker. Alles andere passiert in der Software, die immer mit dabei ist.

Mit dabei war das Actaport Büro sogar bei zwei großen Fernreisen der Familie. „Wenn ich mich im Urlaub abends eine Stunde hinsetze, kann ich verhindern, dass der Schreibtisch währenddessen überquillt.” Das Einzige, was für den Actaport Zugang nötig ist, ist ein WLAN-Zugang. „Und den gibt es mittlerweile praktisch überall.”

Im zweiten Teil folgt die Backoffice-Perspektive von Sandrina Reicherseder: wie aus Papierpost, Aufgaben und täglichen Kanzleiprozessen ein entspannter digitaler Ablauf wird.

Sandrina Reicherseder über das digitale Backoffice bei VVV Recht

Die Wände zieren Bilder von Regensburg statt Aktenschränke

Beginnt Sandrina Reicherseder morgens gegen neun Uhr in den geschmackvoll eingerichteten Büroräumen in der Krebsgasse 9a ihren Arbeitstag, loggt sie sich als Erstes in die Kanzleisoftware Actaport ein. Vor ihr auf dem Schreibtisch stehen drei Bildschirme. Auf dem einen sieht sie die Termine, auf dem zweiten das Postfach und auf dem dritten das Dashboard mit den Aufgaben des Tages.

Als Erstes schaut sie nach, welche Termine anstehen, ob und wann Rechtsanwalt Krziminski zu Gericht muss, ob Mandanten zu Besuch kommen und welche Fristen ablaufen. Anschließend geht sie zum Briefkasten und holt die in Papierform angekommene Post heraus. Die fünf oder zehn Schreiben von Gericht, Versicherungen, Polizeibehörden etc. scannt sie ein. Aus dem Scanordner lädt sie die gescannten Briefe direkt ins Actaport Postfach hoch.

Dann wendet sie sich dem elektronischen Postfach zu. Sowohl die eingescannte Post wie auch alle über das elektronische Mail-Postfach eingegangenen Briefe werden „veraktet”. Anstatt Blätter zu lochen und abzuheften, sortiert sie die Briefe per Klick auf das „Verakten”-Symbol einem Aktenzeichen zu. Damit verschwinden die Briefe aus dem Posteingang und tauchen bei der Akte wieder auf. Außerdem kann sie die Schreiben direkt einem Bearbeiter zuordnen, also entweder sich oder Rechtsanwalt Krziminski. Obwohl das Geschäft brummt, können zwei Personen das Ganze bequem bewältigen: Rechtsanwalt Thomas Krziminski und Sandrina Reicherseder als Assistenz.

Schaffen statt lochen und abheften

Als Drittes wendet sie sich den Aufgaben zu. In der alten Kanzlei gab es rote Diktatkassetten für wichtigen und schwarze Kassetten für die normalen Sachen. Bei Actaport signalisiert ein „Pfeil”, ob eine Angelegenheit wichtig ist oder warten kann. Die aktuelle Aufgabe heißt „Strafakte anlegen und Akteneinsicht beantragen für einen Verkehrsunfall vom 15. März”. Mit Actaport ist das rasend schnell erledigt. Früher musste sie dafür ein Handaktenblatt ausfüllen, die neue Handakte beschriften und dann im Regal einen Platz finden. Jetzt ist das Anlegen eine Sache weniger Minuten. Die Assistentin trägt die Hauptbeteiligten, also Mandant und Gegenseite, ein. Dazu die Unterbeteiligten: Gericht, Rechtsbeistand, Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen, Polizei, Sachverständige oder Autowerkstatt.

Sind die Namen bereits im System hinterlegt, reicht ein Klick, und die Namen werden übernommen. Ansonsten geht sie auf Kontakt anlegen und trägt die Beteiligten neu ein.

Textvorlagen erleichtern das Beantragen von Akteneinsicht

Auch das Beantragen der Akteneinsicht ist eine Sache von höchstens fünf Minuten. Hier kommen die sorgfältig in Actaport angelegten Textvorlagen zum Einsatz. Die Assistentin ruft die Vorlage „Mandatierung und Akteneinsicht Strafrecht” auf. Automatisch zieht sich die Kanzleisoftware die zuvor eingetragenen Namen der Beteiligten sowie alle anderen bereits der Akte zugeordneten Daten – Faxnummer, Aktenzeichen der Polizei, Versicherungsnummer – und fertig ist das Schreiben. „Für ein Schreiben, das bei uns ungefähr jeden Tag einmal rausgeht, ist das eine enorme Zeitersparnis”, sagt Sandrina Reicherseder.

Neue Textbausteine, die noch nicht im Actaport Baukasten enthalten sind, kann sie jederzeit im Actaport Menü „Textbausteine” erstellen. Dort kann sie auch vorhandene Textbausteine ändern. 

Die gewonnene Zeit nutzt die Betriebswirtin, um einen neuen Mandanten willkommen zu heißen, erste Fragen zu beantworten und beim Ausfüllen des Mandantenfragebogen zu helfen. Der Mandantenfragebogen ist eines der wenigen Papierstücke, die noch in der Kanzlei vorhanden sind. Auch echte Bücher sind Mangelware, denn seine Fachliteratur konsultiert Rechtsanwalt Krziminski in einer Datenbank.

Statt hoher Regalwände zieren Panoramabilder von Regensburg die Büroräume. „Ich finde es schön, dass es hier gar nicht so sehr nach Kanzlei aussieht”, sagt Sandrina Reicherseder, „und ich glaube, das empfinden unsere Mandanten auch so.”

Wenn die Mandanten nicht persönlich in die Kanzlei kommen, rufen sie an, um zum Beispiel Auskunft zu einer laufenden Sache zu erhalten. Auch hier reicht Reicherseder ein Klick auf das Aktenzeichen oder den Mandantennamen, und sie hat alle Daten übersichtlich vor sich.

Schlanke Personalplanung

Auch die Buchhaltung und die Kasse sind Tätigkeiten, um die sich Sandrina Reicherseder allein kümmert. Ist es Fremdgeld, dass eine Versicherung bezahlt hat und das an den Mandanten weitergegeben werden muss oder sind es Honorare für die Kanzlei? Dank der in Actaport integrierten Finanzbuchhaltungssoftware ist auch das eine Sache von jeweils wenigen Minuten.

„Früher habe ich pro Tag fünfzig Handakten und Aktenordner durchs Büro getragen, und sie abends wieder weggeräumt. Heute reichen zwei Klicks und ich habe Feierabend.“Sandrina Reicherseder, Assistentin der Geschäftsführung, Kanzlei VVV Recht

Mittags erledigt Sandrina Reicherseder die per Kurier gebrachte Post. Es folgt die gleiche Prozedur wie am Morgen, mit Einscannen und dem Verakten der Schreiben. Pünktlich um 17 Uhr macht sie das Büro zu und es beginnt die Freizeit mit Sport und einem Getränk mit Freunden in der schönen Regensburger Altstadt. Bei schönem Wetter gerne in einem der zahlreichen Straßencafés.

Und was passiert, wenn Sandrina Reicherseder mal nicht im Büro ist? Dank der cloudbasierten Kanzleisoftware kein Problem. Sie arbeitete einfach von zuhause aus. Zwar steht zuhause nur ein Bildschirm und natürlich steht der Scanner für die Post auch nur im Büro. Doch wenn Rechtsanwalt Thomas Krziminski das Einscannen der Post übernimmt, kann sie von zuhause aus den Rest erledigen.

Vermisst sie manchmal das traditionelle Arbeiten mit Diktatkassette und Papier? „Ganz bestimmt nicht”, sagt Sandrina Reicherseder lachend.

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