Haupt- und Unterakten: Abrechnung vereinfacht

Mit unserem neuesten Update wird die Rechnungsstellung Ihrer Kanzlei einfacher denn je: Die smarte Aktenverknüpfung ermöglicht es, mehrere Akten über eine einzige Rechnung abzurechnen. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mandanten steigert.

Gleichzeitig wird die Zahlungskontrolle vereinfacht, da die Abrechnung zentral über die Hauptakte erfolgt. Zudem verringert sich der Kommunikationsaufwand, beispielsweise über das Mandantenportal. Mit dieser neuen Funktion schaffen wir eine noch transparentere Übersicht Ihrer Aktenliste, damit Ihre Akten immer da sind, wo Sie es benötigen.

So funktioniert die Aktenverknüpfung

1. Bestimmung einer Hauptakte

Um eine Hauptakte zu erstellen, legen Sie eine neue Akte an oder öffnen Sie das Aktenformular einer bestehenden Akte. Im Bereich “Aktenverknüpfung” können Sie die Akte als Hauptakte definieren. Die Akte erhält dann die Eigenschaft “Hauptakte” und kann mit anderen Akten verknüpft werden.

2. Verknüpfung von Akten

Nachdem Sie eine Akte als Hauptakte definiert haben, öffnen Sie die Akte, die Sie mit dieser Hauptakte verknüpfen möchten. Navigieren Sie in das Aktenformular und wählen Sie im Abschnitt “Aktenverknüpfung” die gewünschte Hauptakte aus der Auswahlliste.

3. Darstellung der Aktenverknüpfung

Die Verbindung der Haupt-und Unterakten können Sie sowohl in der Aktenvorschau als auch in den Akteninformationen einsehen. Wie auch bei den Beteiligten wird das Verhältnis der Akten optisch dargestellt.

Gut zu Wissen

Abweichender Kostenschuldner

Es gibt Konstellationen, in denen der Mandant nicht Ihr Kostenschuldner ist. Vertreten Sie bspw. eine GmbH und möchten gegenüber der Holding abrechnen, gehen sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie eine Hauptakte, die mandantenseitig auf den Kostenschuldner läuft

• Erstellen Sie eine Akte, die mandantenseitig sowohl den Kostenschuldner als auch den juristischen Mandanten führt.

• Verbinden Sie die Akte mit der Hauptakte

So einfach geht die Rechnungsstellung

Rechnung über die Hauptakte erstellen

Der Fokus der Hauptakte liegt darauf, Gesamtrechnungen über mehrere Akten zu erzeugen. Gehen Sie hierzu in die Hauptakte und erstellen Sie dort eine End- oder Zwischenrechnung.

Die Positionen aus den verbundene Unterakten sehen Sie, sobald Sie die Rechnungserstellung gestartet haben. In der Hauptakte können RVG-Positionen Stundensätze und eigene Auslagen abgerechnet werden. Fremde Auslagen müssen weiterhin aktenspezifisch abgerechnet werden.

Rechnungsdarstellung und Aufstellung

Die Positionen im Summenblock einer Rechnung werden bei Abrechnung über eine Hauptakte nach Unterakten sortiert.

Auch die Stunden- oder Auslagenaufstellungen werden je Unterakte erzeugt. Die jeweilige Aktenbezeichnung finden Sie im Titel der Aufstellung.

Fremde Auslagen

Fremde Auslagen werden in Actaport gesondert behandelt. Sie verfügen über einen eigenen Sachkontorahmen und werden unmittelbar bei der Anlage im Aktenkonto als Einzelposition aufgeführt. Dies führt dazu, dass fremde Auslagen nicht gesammelt über die Hauptakte abgerechnet werden können.

Gleichwohl können fremde Auslagen in der Hauptakte hinterlegt und so in die Abrechnung aufgenommen werden.

Vorschüsse & Kostenstellen in Unterakten

Vorschüsse, die bereits in Unterakten erfasst wurden, können nicht über die Hauptakte verrechnet werden, da sie spezifisch auf die Unterakte verbucht wurden. Sollten Sie spezifische Unterakten mit Vorschüssen haben, empfiehlt es sich, diese zunächst über die Hauptakte abzurechnen und erst danach mit der Rechnungsstellung über die Hauptakte zu beginnen.

Kostenstellen werden nur dann berücksichtigt, wenn über die Hauptakte abgerechnet wird und sie dort hinterlegt sind. Kostenstellen an den Unterakten bleiben bei der Abrechnung über die Hauptakte unberücksichtigt.