Warum Anwaltskanzleien zu cloudbasierter Kanzleisoftware wechseln

Der KPMG Cloud Monitor 2024 zeigt es deutlich: 98% der befragten Unternehmen in Deutschland setzen bereits auf Cloud Computing. Auch im Rechtsbereich nimmt der Trend zu. Immer mehr Kanzleien entscheiden sich für cloudbasierte Kanzleisoftware, um den wachsenden Herausforderungen des Rechtsmarkts zu begegnen. Doch warum genau erfolgt dieser Wechsel? Und was unterscheidet cloudbasierte Lösungen von den traditionellen Kanzleimanagementsystemen?

Dieser Beitrag soll traditionelle und cloudbasierte Systeme miteinander vergleichen sowie die führende Cloudsoftware Actaport vorstellen, die speziell auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnitten ist.

Die Grundlagen traditioneller Kanzleimanagementsysteme

Viele Kanzleien setzen aus Gewohnheit weiterhin auf traditionelle, lokal installierte Software. Diese Systeme stoßen jedoch häufig an ihre Grenzen und verursachen folgende Herausforderungen:

1. Komplexität – Hohe IT-Hürden

Traditionelle Kanzleimanagementsysteme erfordern oft aufwendige Implementierungen, regelmäßige Updates und IT-Wartung. Neue Mitarbeitende brauchen viel Zeit für die Einarbeitungsphase, was vor allem Ressourcen bindet. Statt sich auf ihre Mandanten zu konzentrieren, kämpfen Kanzleien mit technischen Herausforderungen.

2. Hohe Kosten – Infrastruktur und Wartung

Kanzleien, die traditionelle On-Premise Lösungen verwenden, tragen hohe Kosten für IT-Infrastrukturen wie Server, Backups und Sicherheitspakete. Wartungsverträge mit Anbietern erhöhen die laufenden Ausgaben zusätzlich.

3. Limitierter Zugriff – Standortgebundenheit

Die meisten traditionellen Systeme funktionieren nur stationär, d.h., sie sind auf einem bestimmten Gerät in der Kanzlei installiert. Dies behindert flexibles Arbeiten, sei es im Homeoffice, unterwegs oder im Gerichtssaal. Diese fehlende Mobilität wird für Rechtsanwälte zunehmend zum Nachteil.

4. Starre Strukturen – Anpassung kaum möglich

Keine Kanzlei arbeitet genau wie die andere. Laut dem STAR-Bericht der BRAK von 2024 sind nur 5% der befragten Berufsträger nicht auf bestimmte Rechtsgebiete spezialisiert. Dennoch sind viele traditionelle Systeme darauf ausgelegt, nur eine vordefinierte Arbeitsweise zu unterstützen. Die Anpassung an individuelle Arbeitsabläufe ist oft zeitintensiv, kostet zusätzlich und bleibt häufig unzureichend.

5. Datensicherheit - Risiken und Compliance

Die Einhaltung strenger Datenschutz- und Compliance Vorgaben, wie beispielsweise der DSGVO, erfordert eine präzise Planung und Umsetzung. Zusätzlich bergen diese Lösungen ein höheres Risiko für Datenverluste durch Hardware-Ausfälle oder Cyberangriffe, da Sicherheitsupdates und Wartungsmaßnahmen oft manuell erfolgen müssen. Kanzleien, die auf On-Premise Lösungen setzen, stoßen bei der Entwicklung einer Backup-Strategie auf besondere Hindernisse. Ohne eine robuste Strategie können kritische Daten und somit auch der Kanzleibetrieb ernsthaft gefährdet werden.

Diese Herausforderungen zeigen, warum sich viele Kanzleien für einen Wechsel zu cloudbasierten Lösungen entscheiden.

Die Vorteile cloudbasierter Kanzleisoftware

Cloudbasierte Kanzleisoftware bietet im Vergleich zu traditionellen Systemen entscheidende Vorteile – technologisch, organisatorisch und finanziell.

1. Flexibilität und Skalierbarkeit

Egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – cloudbasierte Software ermöglicht den Zugriff auf alle Akten, Dokumente und Funktionen von jedem Gerät mit Internetverbindung. Das SaaS-Modell (Software-as-a-Service) ist zudem flexibel und wächst mit den Anforderungen Ihrer Kanzlei.

2. Kosteneffizienz

Cloudlösungen erfordern weder teure Investitionen in Server noch hohe Wartungskosten. Die Software wird direkt im Browser genutzt, Updates sind automatisch und inklusive.

3. Verbesserte Zusammenarbeit

Durch Echtzeit-Zugriff auf Akten und Daten können Teams und externe Partner effizienter zusammenarbeiten. Ob bei großen Fällen oder Alltagsmandaten, die Kommunikation wird einfacher und schneller.

4. Anpassung von Prozessen

Cloudlösungen ermöglichen Kanzleien, Arbeitabläufe flexibel an neue Anforderungen anzupassen, was sowohl Zeit spart als auch Prozesse optimiert. Durch API-Integrationen lassen sich verschiedene Anwendungen nahtlos verknüpfen, wie z.B. CRM-Systeme oder die Buchhaltung.

5. Datensicherheit und Compliance

Moderne Cloudanbieter speichern Daten DSGVO-konform, georedundant und verschlüsselt in deutschen Hochsicherheitszentren. Zusätzlich unterstützen sie Kanzleien dabei, die Anforderungen der BRAO zuverlässig zu erfüllen. Durch höchste IT-Sicherheitsstandards und umfassende Datenschutzmaßnahmen werden Verschwiegenheit sowie der Schutz sensibler Mandantendaten sichergestellt. Gleichzeitig ermöglichen sie eine effiziente Umsetzung organisatorischer Vorgaben und bieten eine rechtlich sowie technologisch zukunftssichere Basis.

Die Kernvorteile cloudbasierter Kanzleisoftware sollen an der Lösung von Actaport verdeutlicht werden.

Actaport – Die optimale Lösung für den Kanzleialltag

Eine führende cloudbasierte Kanzleisoftware ist Actaport, die speziell für die Anforderungen von Anwaltskanzleien in Deutschland entwickelt wurde. Hier erfahren Sie, warum Actaport die optimale Wahl ist, wenn Sie in die Cloud wechseln:

Schneller Start ohne Aufwand

Actaport erfordert keine komplizierte IT-Installation oder Bereitstellung kostspieliger Hardware. Sie starten direkt im Browser und nehmen sofort Ihre Arbeit auf, egal ob auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Neue Mitarbeitende oder Benutzer lassen sich mit einem Klick hinzufügen.

Einfach und individuell

Im Gegensatz zur vordefinierten Arbeitsweise traditioneller Systeme, passt sich die intuitive Benutzeroberfläche von Actaport Ihren Arbeitsabläufen an. Mit individuell einstellbaren Funktionen und Automationstools wird die Kanzleiarbeit effizienter und übersichtlicher gestaltet. Über die API Schnittstelle lassen sich Anwendungen beliebig miteinander verknüpfen.

Sicher und zukunftsfähig

Alle Daten werden in deutschen Hochsicherheitszentren gehostet, um maximale Sicherheit und DSGVO-sowie BRAO-Konformität zu gewährleisten. Zudem profitieren Sie von regelmäßigen Updates und innovativen Integrationen, die Ihre Kanzlei für die Zukunft rüsten.

Warum Sie jetzt in die Cloud wechseln sollten

In einer sich ständig weiterentwickelnden, digitalen Landschaft ist es für Anwaltskanzleien entscheidend, mit den neuesten technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Cloudbasierte Kanzleisoftware wie Actaport bietet nicht nur eine zukunftssichere Investition, sondern erleichtert auch den Kanzleialltag durch den Abbau von IT-Hürden, reduzierte Wartungskosten und die Anpassung an individuelle Arbeitsabläufe.

Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo von Actaport und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen cloudbasierter Kanzleisoftware!