In 3 Schritten zur stressfreien Dokumentenorganisation

Die Dokumentenorganisation im Kanzleialltag kann sich anfühlen wie das Navigieren durch einen dichten Dschungel. Jedes Dokument scheint sich im Dickicht der Akten zu verstecken, schwer auffindbar und oft unzugänglich. Die meisten Kanzleien haben ihr Dokumentenmanagement zwar bereits digitalisiert, doch die Herausforderung, Ordnung in den Dokumenten-Dschungle zu bringen, bleibt.

In 3 nachvollziehbaren Schritten zeigt Ihnen dieser Praxisguide, wie sie Ihre Dokumentenorganisation zeitsparend und übersichtlich gestalten, damit jedes Schriftstück dort ist, wo Sie es brauchen.

Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung in der Cloud

Wichtige Unterlagen sind meist auf verschiedenen Plattformen, Geräten oder sogar in Papierform verteilt. Diese verstreute Ablage erschwert nicht nur die Suche nach bestimmten Dateien, sondern kostet auch wertvolle Arbeitszeit.

„Wer seine Informationen noch in Akten verwahrt, hat halt das Problem, dass einer die Akte hat und im Zweifel zu Hause.”

Martin Brück von Oertzen
Partner und Rechtsanwalt in der Kanzlei Wolter Hoppenberg

Der erste Schritt für eine übersichtliche Dokumentenorganisation besteht somit in der richtigen Ablage. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen Ihnen, alle Dokumente an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Mit diesem Ansatz werden Schriftsätze, Anlagen und Notizen einer Akte so strukturiert abgelegt, dass sie jederzeit leicht zugänglich sind.

Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, können Sie und Ihre Mitarbeitenden von überall darauf zugreifen, zum Beispiel im Homeoffice oder während eines Gerichtstermins. Gleichzeitig sorgt die automatische Datensicherung dafür, dass keine Informationen verloren gehen. Die zentrale Verwaltung erleichtert zudem die Zusammenarbeit, da alle Beteiligten stets mit denselben und aktuellen Dokumenten arbeiten können.

Schritt 2: Bauen Sie individuelle Ordnerstrukturen auf

Ohne eine klare Ordnerstruktur verlieren Sie wertvolle Zeit bei der Suche nach Dokumenten. Zusätzlich riskieren Sie fehlerhafte Zuordnungen oder doppelte Ablagen. Im zweiten Schritt sollten Sie daher individuelle Ordnerstrukturen erstellen, die für alle in Ihrer Kanzlei nachvollziehbar sind.

1. Anlegen von Ordnerstrukturen

Innerhalb einer Akte können Sie Ordner nach Kategorien wie „Kommunikation“, „Gericht“ oder „Mandant“ übersichtlich anlegen. Diese beispielhafte Gliederung richtet sich nach der traditionellen Unterteilung von Papierakten und macht es einfacher, relevante Unterlagen schnell wiederzufinden. Basierend darauf sollten Sie Ihre eigenen Standards entwickeln, die zu Ihrer Arbeitsweise oder Ihrem Rechtsgebiet passen.

2. Verschieben und Sortieren von Dokumenten

Zusätzlich sollte sich die Organisation flexibel anpassen lassen. Mit einer Drag-and-Drop-Funktion können Sie Dokumente unkompliziert verschieben oder neu sortieren, falls sich die Anforderungen im Verlauf eines Falls ändern. Wenn Unterlagen in mehreren Akten benötigt werden, sollten diese kopiert und vollständig in andere Akten eingefügt werden. Dabei ist es wichtig, dass essenzielle Informationen wie Versionsangaben und die Zuordnung erhalten bleiben, sodass keine Dubletten oder Informationsverluste entstehen.

3. Hierarchische Darstellung

Besonders komplexe Akten mit vielen Dateien sollten Sie nachvollziehbar strukturieren. Dafür ist die Nutzung von Unterordnern bestens geeignet. Zum Beispiel könnte ein Ordner „Beweise“ weitere Unterordner enthalten, die nach Zeugen oder Beweisarten unterschieden sind. Dies schafft Klarheit, selbst bei einem großen Umfang an Dokumenten.

Diese einheitlichen Strukturen tragen dazu bei, dass alle Mitarbeitenden Ihrer Kanzlei jederzeit wissen, wo ein bestimmtes Dokument abgelegt ist. Das erleichtert nicht nur die Orientierung, sondern verbessert auch das interne Wissensmanagement.

Schritt 3: Finden Sie Dokumente in Sekunden

Im Alltag einer Kanzlei kann die Suche nach einem bestimmten Dokument mehr Zeit in Anspruch nehmen als dessen Erstellung. Daher ist es erforderlich, genau zu wissen, in welchem Ordner das Dokument liegt oder unter welchem Namen es gespeichert wurde. Ihr dritter Schritt besteht somit darin, eine zuverlässige und schnelle Dokumentensuche zu etablieren. Dieser Prozess kann durch eine leistungsstarke Volltextsuche erleichtert werden, die den gesamten Dokumenteninhalt scannt, ähnlich wie eine Google-Suche.

Ein Stichwort wie „Kündigung“ genügt und alle relevanten Dokumente werden unabhängig von Speicherung oder Benennung aufgelistet. Das spart Zeit, da keine manuelle Ordnersuche nötig ist. Zum Beispiel können Ihre Kanzleimitarbeitenden bei einer Anfrage eines Mandanten schnell ein Schreiben finden, selbst ohne genaue Ablageinfos.

Die Volltextsuche erlaubt es außerdem, Dokumente logischer statt rein nach Suchgewohnheiten zu speichern. Das senkt das Risiko von doppelt abgelegten oder schwer auffindbaren Dateien.

Fazit

Abschließend lässt sich festhalten: Eine strukturierte Dokumentenorganisation beginnt mit der Zentralisierung in der Cloud, die Zugriff und Zusammenarbeit erleichtert. Mittels klarer Ordnerstrukturen finden Sie und Ihr Team schnell alles Wichtige und vermeiden Chaos. Abschließend ermöglicht eine leistungsstarke Volltextsuche, Dokumente in Sekunden aufzurufen, statt wertvolle Zeit mit Suchen zu verlieren.

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