Wissen ist Macht: 7 Strategien, die das Wissensmanagement in Ihrer Kanzlei stärken

Wie die Sentenz des englischen Philosophen Francis Bacon uns bereits seit Jahrzehnten lehrt, ist Wissen ein unverzichtbares Alltagsgut. Besonders in Anwaltskanzleien steckt viel Wissen, ob in Akten, in Köpfen oder in E-Mails. Doch oft wird dieses Wissen nicht richtig genutzt, weil es nicht gut gesammelt oder schwer wiederzufinden ist. Das kostet Zeit und führt dazu, dass Arbeit doppelt gemacht wird oder wichtige Informationen verloren gehen.

In diesem Praxisguide lernen Sie 7 einfache Strategien kennen, mit denen Sie Wissen in Ihrer Kanzlei besser ordnen, leichter zugänglich machen und sinnvoll weitergeben können. So wird aus verstreutem Wissen eine echte Unterstützung für Ihren Kanzleialltag.

1. Gestalten Sie Wissen wiederverwertbar

Häufig suchen Mitarbeitende bei der Erstellung neuer Schriftstücke in alten Akten nach bereits formulierten Passagen, um sich die Arbeit zu erleichtern. Dies kostet allerdings wertvolle Zeit und bindet Ressourcen.

Wenn Sie kanzleiinternes Wissen gut nutzen wollen, sollten Sie Textbausteine erstellen, die Sie immer wieder verwenden können. Statt mühselig nach spezifischen Formulierungen zu suchen, können häufig genutzte Textpassagen extrahiert und zentral gespeichert werden, sodass sie der gesamten Kanzlei zur Verfügung stehen. Viele Kanzleisoftware-Lösungen bieten hierfür spezielle Funktionen an. Organisieren Sie Ihre Textbausteine in einer klar strukturierten Ordnerhierarchie und nutzen Sie Platzhalter, um diese flexibel an verschiedene Fälle anzupassen.

Wichtig ist, dass Sie jeden Textbaustein mit Tags versehen. Diese sind prägnante Schlagworte, die die Inhalte beschreiben und eine schnelle Auffindbarkeit ermöglichen. Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, die den Einsatzzweck des Bausteins erklärt.

So können Ihre Mitarbeiter einfacher auf vorhandenes Wissen zugreifen und sich stärker auf die strategische Bearbeitung ihrer Mandate konzentrieren. Ein gut gepflegter Pool an Textbausteinen spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch eine standardisierte Grundlage, um die Qualität Ihrer Schriftstücke kanzleiweit zu sichern.

2. Machen Sie Wissen transparent

Ohne transparente Dokumentenprozesse bleibt der Bearbeitungsstand oft nur im Kopf einzelner Teammitglieder, was zu Missverständnissen führen kann. Ein transparentes Wissensmanagement muss deshalb vor allem auch mit Dokumenten möglich sein, an denen Sie aktiv arbeiten.

Ein Dokument durchläuft in Ihrer Kanzlei einen Lebenszyklus, vom Erstentwurf über verschiedene Überarbeitungsvarianten bis hin zum finalen Versenden. Das Wissen darüber, in welchem dieser Stadien das Dokument sich momentan befindet, ist häufig jedoch nur implizit im Team vorhanden. Darum sollten Sie sogenannte Metadaten definieren, die für die gesamte Dokumentenorganisation Ihrer Kanzlei gelten. Diese umfassen Beispielsweise den Status der Bearbeitung des Dokuments, den Typ oder die Version.

3. Legen Sie Bearbeitungsphasen Ihrer Dokumente fest

Machen Sie den individuellen Dokumentenzyklus Ihrer Kanzlei über den Status eines Dokuments für alle Beteiligten sichtbar. Welche Phasen ein Dokument dabei durchlaufen kann, entscheiden Sie, indem Sie die einzelnen Etappen dieses Zyklus selbst definieren.

Legen Sie für Ihr Dokument einen Status und entsprechende Farben nachvollziehbar fest. Beispielsweise könnten Sie die Phasen klassisch „Entwurf”, „in Bearbeitung” oder „Freigabe“ nennen und einen Farbcode im Ampelschema nutzen, den alle auf Anhieb verstehen.

4. Definieren Sie eindeutige Dokumententypen

Um darüber hinaus weitere Informationen über das jeweilige Dokument für alle schnell zugänglich zu machen, sollten Sie das Dokument mit einem Dokumententyp versehen oder auch einen Beschreibungstext hinterlegen. Diese könnten beispielsweise „Schriftsatz”, „Rechnung” oder „Klage” lauten. So ersparen Sie Ihnen und Ihren Kollegen unnötige Nachfragen und die Informationen finden sich gebündelt an einer Stelle.

5. Achten Sie auf eine klare Versionierung

Uneindeutige Dokumentenversionen legen den meisten Kanzleien einen Fallstrick. Wenn nicht klar ist, welches Dokument den aktuellen Stand der Bearbeitung wiedergibt, können Fehler entstehen und letztendlich Auswirkungen auf den Mandanten haben.

Daher sollten Sie die Dokumentenhistorie stets übersichtlich halten. Jede Änderung sollte automatisch erfasst und mit Informationen wie „Bearbeiter” und „Zeitpunkt” transparent dokumentiert werden. Die aktuellste Version muss sofort ersichtlich sein, während Sie ältere Fassungen sicher archivieren sollten. Die eindeutige Versionierung beugt somit Verwirrung vor und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit, bei der Ihr Team immer auf dem aktuellen Stand ist.

6. Erleichtern Sie das interne Teilen von Wissen

Isolierte Abläufe in Teams können zusätzlich ein kohärentes Wissensmanagement gefährden. Daher sollten Sie Maßnahmen und Tools zur Verfügung stellen, die ein reibungsloses Teamwork durch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit unterstützen.

Am besten eignet sich dafür die nahtlose Integration von Microsoft Teams in Ihre bestehende Kanzleisoftware. Über Teams können Sie beispielsweise fallbezogen in Kanälen mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren sowie Akten für Beteiligte freigeben und teilen. Außerdem können Sie so alle Unterlagen flexibel und sicher abrufen – ob im Büro oder von unterwegs. So kann sich Ihr Team stärker auf die Mandantenbetreuung konzentrieren und die Qualität der Beratungsleistung fördern.

7. Finden Sie Ihr Wissen auf Anhieb wieder

Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Google Suche, sondern Sie müssten sich selbstständig durch Milliarden von Einträgen navigieren, um den Richtigen zu finden. Sie müssten einen immensen Aufwand und Zeitverlust in Kauf nehmen. Genau so verhält es sich mit kanzleiinternem Wissen, wenn Sie keine schnelle Auffindbarkeit gewährleisten können.

Der einfachste Weg, um Informationen aus einer großen Datenmenge wiederzufinden, ist eine integrierte Volltextsuche. Mit dieser können Sie nicht nur nach Dokumententiteln, sondern auch nach dem Dokumenteninhalt suchen. Sofern Sie bei der Erstellung und Bearbeitung des Dokuments zusätzliche Informationen wie den Status oder den Typ des Dokuments hinterlegt haben, vereinfacht dies natürlich auch das spätere Wiederfinden des jeweiligen Dokuments. Den Status und auch den Typ eines Dokuments sollten Sie als Filter nutzen und so Ihre Suchergebnisse verfeinern.

Fazit

Ein gut organisiertes Wissensmanagement spart Ihnen Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Zusammenarbeit in Ihrem Team. Wenn Sie die hier vorgestellten Strategien konsequent umsetzen, schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Wissen in Ihrer Kanzlei nicht verloren geht, sondern allen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung steht.

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